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Zoomミーティングの開催方法!招待の仕方や開催できないときは?

「Zoomミーティング」はオンライン上でミーティングや会議ができる便利なツールです。

しかし、中には「ホストとしてミーティングを開催したことがない」という人もいるでしょう。

今回は、Zoomミーティングの開催方法や招待の仕方、開催できないときの対処方法をまとめて解説します!

サービス内容やIDやパスワードの扱い方なども一緒にチェックしていきましょう。

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Zoomミーティングとは?サービス内容や料金を紹介

Zoomミーティングとは?サービス内容や料金を紹介Zoomミーティングとは、ソフトウェア開発企業「Zoomビデオコミュニケーションズ」が提供しているオンラインサービス「Zoom」内に含まれているサービスです。

主にミーティングや会議、チャットなどを目的としており、現在は多くの企業や大学で導入されています。

それでは、本サービスの内容や特徴、料金をチェックしていきましょう。

Zoomミーティングとはオンラインミーティング向けのツール

「Zoom」は「ミーティング」「ウェビナー」の2種類のサービスに分かれています。

今回ご紹介する「Zoomミーティング」は、主にオンラインミーティングを目的としたツールです。

代表的な使い方は次の通りです。

  • リモートワークでのミーティング、会議、朝礼
  • 友達とのビデオ通話
  • 取引先との商談

 

URLやID、パスワードを共有してミーティングルームにアクセスすると、参加者の顔が一つの画面に表示されます。

まるで直接対面しているような気分が味わえます。

最近は、企業の面接や病院の診察でも利用されているほど、シェア度の高いツールです。

※Zoomウェビナーについて知りたい人はこちらの記事もチェック!

Zoomミーティングでできること

ZoomミーティングでできることZoomミーティングでは、参加者とビデオ通話やオンラインミーティングができるほか、さまざまな機能が付いています。

  1. 画面の共有

  2. ビデオ画面の共有

  3. 参加者全員の顔が画面に表示
  4. 無料で最大100人、有料ライセンス取得で最大500人ミーティング可能

  5. チームチャット(フォルダの共有、履歴検索)

  6. Workplace by Facebookならライブ配信可能

  7. 字幕

  8. MicrosoftやGmail、Outlook などのアプリとスケジュールを共有

参加者の顔を見て会話できるだけでなく、画面上でビデオや画像も共有できます。

ミーティング内でチャットのやり取りや保存もできるため、質疑応答や会議内容をまとめる際にも便利です。

※【参考】Zoomヘルプセンター「ミーティングとウェビナーの比較」

Zoomミーティングの料金!無料と有料の機能の違いは?

Zoomミーティングは無料会員と有料会員から選べます。

無料会員と有料会員の違いや、有料プランの料金について解説します。

無料会員でできること

  • グループ会議(3人)ができる時間は40分まで
  • 最大参加者数は100人
  • ローカル保存ができる

無料会員は、画面共有を始めとする基本操作に加えて、上記の機能が使えます。

ただ、クラウド保存やユーザー管理などはできませんし、会議の時間制限もあるため、頻繁にミーティングを行う場合は有料会員に加入するのがおすすめです。

有料会員でできること

有料会員になると、次のような機能が利用できます。

  有料会員
有料プラン プロ ビジネス 企業
月額 2000円 2700円 2700円
参加者人数 100人 300人 500人
ミーティング時間 24時間 無制限 無制限
クラウド保存
ユーザー管理
カスタマイズページに会社のロゴ追加 ×
文字起こし機能 ×
契約が必要なユーザー数 なし 10~49人 50人

 

有料会員になる最大のメリットはミーティング時間の制限がなくなることです。

オプションとして「大規模ミーティングアドオン」を利用すれば、さらに参加者人数が増えます。

クラウド保存やユーザー管理のほか、さまざまな便利な機能が使えるため、快適にミーティングを進めたいビジネスパーソンや企業には最適です。

※【参考】Zoomスタイル

Zoomミーティングの開催方法!

Zoomミーティングの開催方法!Zoomミーティングの開催方法を、順序に沿って解説します。

①ミーティングを開催する前にアカウント作成&Zoomアプリのインストール

Zoomでミーティングを開催する際は、まずアカウントを作成しましょう。

  1. Zoomの公式ホームページにアクセスして「サインアップは無料です」を選択

  2. 「仕事用メールアドレス」を入力して「サインアップ」を選択

  3. メールアドレスにZoomからメールが届いたら「アクティブなアカウント」ボタンをクリック

  4. 「Zoomへようこそ」の画面を開いたら、名前とパスワードを入力して「続ける」を選択

  5. 仲間の招待の画面を開いたら、仲間のメールアドレスを入力、もしくはスキップ
  6. アカウント作成完了
  7. 公式ホームページ、もしくはPlayStore・App Storeにアクセスして、Zoomのアプリをインストール

公式ホームページの「リソース」を選択すると、「Zoomアプリをダウンロード」と表示されるため、手軽にダウンロードができますよ。

②サインインして「新規ミーティング」を選択

アプリをダウンロードしたら、そのままアプリを立ち上げます。

  1. 「ミーティングに参加」「サインイン」の表示のうち、「サインイン」を選択

  2. 登録したメールアドレスとパスワードを入力して「サインイン」を選択

  3. ホーム画面の左にある「新規ミーティング」を選択

パソコンのブラウザで開催する場合は、画面右上にある「ミーティングを開催する」を選択しましょう。

③ビデオの設定

続いては、ミーティング時のビデオの設定を行います。

  1. ホーム画面の左にある「新規ミーティング」を選択したら、「ビデオ」のON/OFFを選択

  2. 個人ミーティングIDの使用する・しないを選択

  3. 「ミーティングの開始」を選択

このステップでビデオの設定は完了です。

なお、ビデオのONN/OFFはミーティング中にも変更できます。

プライベートミーティングIDは、社内の近しい人だけに使用する以外は、特に必要ありません。

初期設定では自動的にOFFになっているため、そのまま触らずに進んでもOKです。

ビデオ設定後は、自動でミーティングルームが立ち上がります。

  1. カメラ・音声のアクセスを許可し「インターネットを使用した通話」を選択

  2. 自分の顔が画面に表示される

この状態ではまだ誰も参加していないため、次はほかの参加者を招待しましょう。

④ミーティングの参加者を招待する

それでは、ミーティングの参加者を招待に移ります。

  1. ミーティングルームの画面下の「参加者」を選択

  2. 参加者一覧(現段階ではあなたのアカウントだけ表示)画面下の「招待」を選択

  3. 「URLのコピー」を選択

  4. 参加者にLINEやメールでURLを送信

URLがあれば、Zoomのアカウントがなくても参加できます。

参加者がアカウント作成を強要せず、スムーズにミーティングが進められますよ。

⑤参加者がURLをクリックしてZoomミーティング開催

参加者がURLをクリックすると、Zoomの参加者一覧にアクセスしてきた参加者が表示されます。

参加者の名前の横にある「許可する」を選択すれば、相手がミーティングに参加できます。

ID?パスワード?Zoomミーティング開催時に招待するときのポイント

ID?パスワード?Zoomミーティング開催時に招待するときのポイントミーティングに参加者を招待するときは、IDやパスワードを設定しておくと安心です。

IDとパスワードの設定方法を解説します。

①IDは2種類から選ぶ

「ID」は、参加者がミーティングに参加する際に入力するものです。

Zoomには「ミーティング(インスタント)ID」「パーソナル(個人)ID」の2種類があります。

  • ミーティングID…9桁のID、スケジュール済みミーティング・定期ミーティングで使用する

  • パーソナルID…10桁のID、IDさえ分かればいつでも入退室可能、番号を使いまわせる

通常のミーティングを開催する場合は、ミーティングIDでOKです。

パーソナルIDの場合、参加者が24時間いつでも許可なく入室できてしまうため、近しい人以外には教えないのが一般的です。

※【参考】Zoomヘルプセンター「ミーティングIDとは」

②パスワードを設定しておくと安心

ミーティングの際はパスワードを設定しておくのがおすすめです。

パスワードを設定することで、入室できる人が限られるため、情報漏洩を防げます。

パスワードの設定方法は以下の通り。

  1. アプリを開いて「スケジュール」を選択

  2. ミーティングの日時を設定して「ミーティングパスワード必須」にチェック

  3. パスワードを入力して「スケジュール」を選択

参加者には、URLと一緒にパスワードも忘れずに伝えましょう。

Zoomミーティング開催できないときの対処方法

Zoomミーティング開催できないときの対処方法「ミーティングが開催できない!」「ミーティング中に不具合が出た」という場合の対処法を解説します。

ログインできないときは登録メールアドレスを確認

ミーティングを開催しようとして、ログインできないときは、メールアドレスが間違っている可能性があります。

もしかすると、古いメールアドレスで登録しているのかもしれません。

メールBOXを開いて、過去にZoomのアカウント登録完了のメールが届いていないかチェックしましょう。

それでもログインできない場合は、最新バージョンにアップデートしたり、キャッシュの削除をしてみてください。

ハウリングする場合はオーディオを設定

ミーティング中に音がキーンと響いてしまう場合は、いくつかの理由が考えられます。

  • 参加者同士のスピーカーの距離が近い…参加者同士の席を離す、どちらかのスピーカーをOFFにする

  • 一つの部屋に複数デバイスの音声がONになっている…使わないデバイスのオーディオを切断

  • 電話とコンピュータのオーディオが両方ONになっている…コンピュータのオーディオを切断

原因に合った対処法を試してみてください。

※【参考】Zoomヘルプセンター「ミーティング中のオーディオエコー」

参加できない場合はアプリをダウンロードしてパスワードをチェック

「ミーティングに参加できません!」という参加者がいた場合、アプリをダウンロードとパスワードの確認を促しましょう。

Zoomはアプリなしでも参加できますが、iPhoneの場合アプリがインストールされていないと「ページを開けません。アドレスが無効です。」という表示が出ることも。

ミーティングにパスワード設定があるなら、入力ミスも考えられます。

アプリをインストールし、パスワードをコピーアンドペースとして参加するよう、伝えましょう。

ポイントを押さえて快適にzoomミーティングを開催しよう!

ポイントを押さえて快適にzoomミーティングを開催しよう!Zoomミーティングは社員とのオンラインミーティングや会議、友人とのビデオ通話など、さまざまな使い方ができるツールです。

今回ご紹介した開催方法や招待のポイント、開催できないときの注意点などをチェックして、快適にオンラインミーティングを進めましょう。

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