在宅勤務や外出自粛の影響で、ウェビナーが増加しています。
これからウェビナーを開催したいと考えている人も多いでしょう。
しかし、以下のようなことに悩んでいませんか？
- そもそもウェビナーって何？
- ウェビナーのメリット・デメリットは？
- ウェビナーの開催方法は？
そこでこの記事では、ウェビナーについて解説します。
具体的には、ウェビナーとは何か解説した後に、ウェビナーのメリット・デメリット、開催方法を紹介します。
ウェビナー開催を考えている方は、ぜひご一読ください。
目次
ウェビナーとは
「Web」と「セミナー」をかけ合わせた造語です。
同じ意味の言葉として、オンラインセミナーやWebセミナーといったものがあります。
一般的な形式は、ZoomなどのWeb会議サービスを使って動画を配信し、資料や音声を使って視聴者に情報を提供するものです。
チャットやアンケートなどのコミュケーション機能を使えば、配信側と視聴者の双方向コミュニケーションも可能です。
ちなみに、今までのような会場に足を運んで参加するタイプのセミナーは「オフラインセミナー」と呼ばれています。
ウェビナーの種類
ウェビナーの種類①リアルタイム配信
リアルタイム配信とは、いわゆる生放送のことです。
チャット機能を使うことで、視聴者とのコミュケーションがとりやすいことがメリットです。
反対に、通信環境が安定していないと、配信トラブルが発生することもあります。
そのため、しっかりと事前準備することが大切です。
ウェビナーの種類②録画配信
録画配信とは、録画した映像を視聴者に配布する形式のウェビナーです。
YouTubeなどで限定公開にした映像を使用することが多い配信です。
一方的に映像を流すだけなので、リアルタイム配信に比べてコミュニケーションをとりにくいことがデメリットとして挙げられます。
しかし、配信トラブルが起こりにくく、安定した配信ができます。
また、録画した映像を流して、そのあとにリアルタイムで質問に答える形式もあります。
こうした形式によって、コミュニケーションがとれないという録画配信のデメリットを克服できます。
ウェビナー開催のメリット
オンラインならではのポイントをチェックしていきましょう。
メリット①ネット環境があれば全国どこでも配信・受講できる
ウェビナー最大のメリットは、インターネット環境があれば場所を問わず配信・受講できることです。
そのため、集客したいターゲットを広げることができます。
今までのようなオフラインセミナーは大都市で開かれることが多く、視聴者は移動費と時間をかけて参加していました。
つまり、参加することに対して高いハードルがあったのです。
しかし、ウェビナーだとネット環境があれば自宅からでも参加できるので、視聴者の参加に対するハードルが大きく下がりました。
場所に縛られることなくターゲットの選定ができるでしょう。
メリット②会場費や人件費を抑えられる
2つ目のメリットは、ウェビナーは開催にかける費用がオフラインセミナーに比べて少ないことです。
ウェビナーには、会場費や講師の交通費・宿泊費が不要です。
また、視聴者は時間になったら指定のURLにアクセスするだけなので、受付や会場までの誘導員も必要ありません。
配信機材とスタッフの人件費がかかる程度なので、オフラインセミナーに比べて費用を大幅に削減できます。
メリット③チャット機能で気軽に質問できる
3つ目のメリットは、チャット機能を使うことで気軽に質問できることです。
オフラインセミナーのように大勢の前では質問しにくくても、他の参加者が見えないウェビナーではそのハードルも下がります。
気になったことをすぐに質問したり、じっくりと整理してから質問したり、気軽に利用できます。
配信側は、進行役などに質問をチェックする役割を持たせるとよいでしょう。
講師の話しているときに出た質問をまとめて、その後の質問コーナーで披露すると、スムーズな進行につながるでしょう。
ウェビナー開催のデメリット
ウェビナーにはメリットだけでなく、オンラインだからこそ生じるデメリットがあります。
対処法も紹介するので、ウェビナーを開催するときはしっかり意識しましょう。
デメリット①通信トラブルが発生することがある
1つ目のデメリットは、配信中に通信トラブルが発生することがあることです。
ウェビナーに参加したことがある方なら、一度は経験したことがあるのではないでしょうか？
通信トラブルが発生すると、音声が途中で途切れたり、映像が止まってしまったりすることがあります。
配信側、視聴者側のどちらかの通信状況が悪いと発生してしまいます。
配信側としてできる対策は、事前に配信場所のネット環境をしっかりチェックしておくことです。
また、ネット環境のよい場所で視聴するよう、事前に視聴者にアナウンスしておくことも重要です。
お互いに準備をして、スムーズに進行できるようにしておきましょう。
デメリット②視聴者の反応が見えにくい
2つ目のデメリットは、頷いたり首を傾げたりといった、視聴者の反応が見えにくいことです。
オフラインセミナーだと視聴者の反応を見て話ができますが、ウェビナーではそれができません。
配信側は、慣れないうちは苦労するでしょう。
対策として、ウェビナーツールにあるコミュニケーション機能を使いましょう。
主に、以下に紹介する3つのものがあります。
- チャット：質問や感想を書き込んでもらう
- 挙手：理解度を測ったり、簡単なクイズを出したりするときに使う
- アンケート：理解度や質問をするほかに、最後にウェビナー全体の感想を聞くときに使う
積極的にコミュニケーション機能を活用して、雰囲気づくりをしていきましょう。
デメリット③ある程度品質の高い機材が必要
ウェビナーを開催するには、ある程度品質の高い機材が必要です。
品質が低いものだと、音声や画質が乱れて、視聴者の離脱につながります。
質の高いWebカメラやマイクを準備できれば、配信側も視聴者も快適に参加できます。
会場費や人件費を大幅にカットした分、機材にはある程度費用にあてましょう。
ウェビナーの開催方法
5つのステップがあるので、順番に解説します。
ウェビナーの開催方法①ツールの選定
最初にツールの選定をしましょう。
ウェビナーに使えるWeb会議システムは、ZoomやGoogle Meet、Vimeoなどさまざまな種類があります。
ツールによって特徴が異なるので、開催規模や目的に合ったツールを選びましょう。
配信のしやすさだけでなく、参加者の利用しやすさ、チャットなどのコミュニケーション機能の有無も確認しておきましょう。
ウェビナーの開催方法②機材の準備
次に必要な機材を準備します。
カメラやマイクはもちろん、配信場所のネット環境もこのときにチェックしておきましょう。
スムーズな運営ができるように、配信テストをすることがおすすめです。
ウェビナーの開催方法③運営体制の構築
機材の準備ができたら、サポートメンバーを含めた運営体制を確認しておきましょう。
出演メンバーはもちろんですが、ウェビナーではサポートメンバーも重要です。
残り時間を知らせたり、質問をまとめたりなどの役割を任せるのがおすすめ。
撮影補助の動きやトラブル対応など、本番を想定して準備しておきましょう。
ウェビナーの開催方法④集客
ウェビナーを開催するときに最も力を入れたいのが集客です。
きちんと集客しないと、視聴者が0人ということもあります。
具体的な集客方法としては、以下のようなものがあります。
- テーマに関心の高そうなお客様にメールを送る
- 属性にマッチする層をターゲットに広告を配信する
- SNSで集客する
- Peatixなどの集客サイトを活用する
「使えるものはすべて使う」くらいの気持ちで、積極的に集客しましょう。
ウェビナーの開催方法⑤参加者への案内
参加申し込みがあれば、参加者に対して案内メールを送ります。
メールの文面では、初めてウェビナーに参加する方も考慮して、参加方法は特に丁寧に説明しましょう。
もし参加方法がわからなかったときのために、配信側の連絡先は必ず明記しておきましょう。
Zoomウェビナーの開催方法を知りたい方は、こちらの記事もチェックしましょう。
＞＞Zoomウェビナーの使い方！参加方法やアンケート機能も紹介
ウェビナー開催を成功させる3つのコツ
ただ開催するよりも、コツを押さえて準備・運営をした方が質の高いウェビナーになり、視聴者の満足度が上がります。
ファンを作ってビジネスを広げるためにも、ここで紹介する3つのコツはしっかり押さえましょう。
コツ①リマインドメールを複数回送信する
1つ目のコツは、視聴者宛にリマインドメールを複数回送信することです。
ウェビナーは気軽に参加できる反面、キャンセル率も高いのが特徴です。
直前のキャンセルを防ぐためにも、開催日が近くなったら日時を知らせる案内メールを送りましょう。
1度送るだけだと他のメールに埋もれてしまうので、複数回送るのがおすすめです。
具体的には、以下のタイミングがよいとされています。
- 申し込み完了時
- 開催日前日の夕方
- 開催1時間前
メールの自動送信機能を活用すると手間が省けます。
文面に参加方法を明記することも忘れずに。
コツ②コミュニケーション機能を積極的に使う
2つ目に、チャットや挙手などのコミュニケーション機能を積極的に使いましょう。
ウェビナーのデメリットでも紹介しましたが、ウェビナーは視聴者の反応が見えにくいツールです。
しかし、チャットなどで視聴者とコミュニケーションをとりながら進めることで、場の雰囲気を作ることができます。
視聴者の理解を促すことになるので、ウェビナーの満足度も上がるでしょう。
また、途中離脱を防ぐ効果もあります。
コツ③進行役を置く
3つ目のコツは、講師の他に進行役を置くことです。
進行役を置くとウェビナーがスムーズに進み、雰囲気が盛り上がります。
講師が1人で進めると物足りなさがありますし、視聴者も飽きてしまいます。
進行役と講師がコミュケーションをとりながら進めることで、メリハリのある有意義なウェビナーを開催できますよ。
まとめ：ウェビナーを積極的に開催しよう
【ウェビナーのメリット】
- インターネット環境があれば全国どこでも配信・受講できる
- 会場費や人件費を抑えられる
- チャット機能で気軽に質問できる
【ウェビナーのデメリット】
- 通信トラブルが発生することがある：事前準備を入念に
- 視聴者の反応が見えにくい：コミュニケーション機能を活用しよう
- ある程度品質の高い機材が必要：スムーズな進行のためにも必須
ウェビナーを開催するときは、入念に準備することが大切です。
ネット環境や機材、集客など、できる限りの準備をしておきましょう。
コツを押さえて上手く開催することで、ビジネスの拡大につながります。
オンラインが普及している今だからこそ、ウェビナーを積極的に活用していきましょう。
ウェビナーツールを知りたい方は、こちらの記事もチェックしてみましょう。
＞＞オススメのウェビナー（Webセミナー）のツール10社を徹底比較！
サムシングファンではライブ配信のサポートも行っています。気になる方はお問い合わせください。
