就職活動の多様化が進み、場所を問わず開催できるオンライン説明会が主流になりました。
しかし「何から始めたらよいか分からない…」とお困りの採用担当の方も少なくありません。
本記事では、オンライン説明会の実施に欠かせない準備や成功させるポイント、おすすめのツールを紹介します。
就活生側もオンライン説明会なら気軽に参加できるので、企業が多くの優秀な人材に出逢えるチャンスです。
オンライン説明会を成功させたい担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
オンライン説明会とは？なぜいま開催が増えているのか？
最初に、オンライン説明会の概要について下記の順番で説明していきます。
- オンライン説明会とは
- 増加する理由
オンライン説明会とは
オンライン説明会とは、その名の通りインターネット上で開催する企業説明会です。
企業側は社内の会議室などから説明会を実施し、参加者は自宅やカフェなど好きな場所から参加できます。
スマホやパソコンなど、インターネットに接続可能なデバイスさえあれば、全国・海外場所を問わず開催可能です。
開催には、Webカメラ・音声ソフト・会議URL発行・チャット機能などの便利なツールを備えたWeb会議システムを活用すると、円滑に進行できるのでおすすめ。
近年オンライン説明会は、企業説明会や高校・大学の説明会など幅広い分野で採用されています。
オンライン説明会が増加する理由
オンライン説明会が増加している理由は、主に以下の2つです。
- 就活の多様化
- 感染症拡大の影響
就職活動は、オフラインの合同説明会や企業説明会が主流でした。
しかし、近年はスマホやインターネットの発達によって、ネットで情報収集をする人が増えています。
就職みらい研究所が「合同説明会の開催はWebか対面のどちらがいいか」とアンケート調査を実施しました。
移動時間がなく、気軽に参加できるWeb説明会を支持する学生が過半数を占める結果に。
学生の志向を訴求するためにも、企業側にオンラインでの対応が求められています。
また学業が多忙のため、就職活動に十分な時間を割けず、就職活動を大学4年生からスタートする学生も多くなりました。
結果、学生の企業エントリー数が減少して、企業側の人材確保の努力が欠かせません。
短期間で就活に追われる多忙な学生側にとって、スマホで効率的に企業と接点を持つ方法としてオンライン説明会の注目が高まっています。
また、新型感染症の影響で外出やイベントの自粛が求められ、従来のように対面で説明会を開催することが難しくなりました。
オンライン説明会なら、大規模な人の移動を伴わないため、感染状況に左右されることなく非対面で安全に開催ができるメリットがあります。
オンライン説明会の代表的な種類
オンライン説明会には、下記のような様々な開催形式があります。
- ウェビナー型
- Web会議型
- テーブル型
- 録画配信型
それぞれの特徴を詳しくチェックしていきましょう。
ウェビナー型
ウェビナーは「ウェブ（Web）」と「セミナー(Seminar)」を組み合わせた造語で、主催者が大人数の参加者にセミナースタイルで話す形式です。
大人数の参加者にまとめて情報発信ができるため、企業を知ってもらう最初の一歩に最適といえます。
ただし一方通行の情報発信になるので、双方向のコミュニケーションが取れず、参加者の反応が分かりづらいというデメリットも。
参加者の顔出しを積極的に促したり、チャットから参加者に質問を送ったりと工夫すれば解消できます。
- メリット…大人数にまとめて情報発信できる
- デメリット…安定した通信回線が必要、参加者の反応が分かりづらい
Web会議型
Web会議型は、主催者と参加者が1対1もしくは少人数で、相互にやりとりしながら進める形式です。
参加者一人ひとりの意見が聞けたり、人柄が把握できたりするため、オンラインでの採用面接でもWeb会議型が使用され始めています。
参加者は企業とのやり取りを通して、興味のある企業に対して理解が深められるのが特徴です。
しかし、参加者からの質問があまりに多いと主催者が想定した時間通りに終わらないリスクもあります。
参加者に終了時間を意識してもらう工夫や、質問はチャットに書き込んでもらい開催後にまとめて回答するなど、主催者が場をコントロールする工夫が欠かせません。
- メリット…対話ができる、参加者の様々な意見が聞ける
- デメリット…主催者が場をコントロールする工夫が必要
テーブル型
テーブル型は、複数のバーチャル会議テーブルを設定し、メンバーを複数のグループに分けてディスカッションができる形式です。
バーチャル展示会もオンライン上でできるのも特徴。
Web上にバーチャル会場を作り、参加者が興味を持った企業の会議ブースに自由に入退出しながら話を聞くこともできます。
双方向のコミュニケーションが取りづらいウェビナー型と数百人単位の開催が難しいWeb会議型のメリットを融合した形といえるでしょう。
あまり馴染みがない形式に戸惑う参加者もいるので、開催形式を事前に伝えておくとベターです。
- メリット…大人数への説明・少人数のディスカッションが一度に実施できる
- デメリット…参加方法がやや複雑で、参加者が戸惑う可能性あり
録画配信型
録画配信型とは、セミナー動画を事前に録画しておき、インターネットにアップロードして参加者に視聴してもらう形式です。
別名、オンデマンド型説明会とも呼ばれています。
オンデマンド配信機能のあるウェビナーツールや、YouTubeなどを利用して配信できるのが特徴です。
参加者は、聞き逃しても何度でも録画を見直せます。
説明会を何度も開催する場合、録画配信型であれば1回の撮影・録画で済むので、登壇者を長時間拘束する必要もありません。
ただし、企業と学生とのリアルタイムでの交流ができないため、あくまで情報発信として捉えてみてください。
- メリット…撮影・録画の手間が省ける、参加者は聞き逃しても見直しできる
- デメリット…ライブ感に欠ける、リアルタイムでの交流ができない
※動画制作会社に依頼すれば、ハイクオリティの動画が制作できます。
会社紹介の動画について詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてチェックしてみましょう。
実例から学ぶ！会社紹介動画のメリットや作り方、おすすめの制作会社をご紹介！
オンライン説明会の事前準備
オンライン説明会を開催したいなら、事前準備が欠かせません。
事前に下記の4つを用意しましょう。
- ネット環境
- オンライン会議ツール
- 情報機器
- アンケート
具体的な準備の方法を確認してくださいね。
ネット環境
通信接続が安定したネット環境を整えることは必須です。
安定したネット環境が整備されていないと、映像や音声が途切れたり、配信中の遅延や停止の原因になったりします。
さらに、就活生に伝えたい情報が伝えられないばかりか企業のイメージが悪くなってしまう可能性も。
画質や音質に問題がないか事前テストを実施する、通信トラブルがあれば修理するなどスムーズに配信するための整備を怠らずにやりましょう。
オンライン会議ツール
オンライン説明会には、オンライン会議ツールが必要不可欠です。
1回の説明会に参加できる人数や費用、配信のお知らせ方法、チャットやアンケートなどの便利な機能、使い心地などはツールによって異なります。
予算と相談しながら、自社に最適なツールを選びましょう。
オンライン説明会におすすめのツールは下記の5つです。
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- ジンジャーミーティング
- YouTubeライブ
スマホやパソコン、どのデバイスでも参加ができます。
特徴について後ほど解説しますので、最後までご確認ください。
情報機器
説明会を撮影する専用のカメラやマイク、パソコンなどの機材が必要です。
パソコンに付属しているカメラやマイクでも撮影は可能ですが、映像や音声の質が安定しない時があるかもしれません。
映像や音声の質は、説明会全体の印象をも左右するので、ハイパフォーマンスを期待できる情報機器を揃えてください。
自社で映像を撮影・編集をして動画を制作するなら、動画編集ソフトも用意しましょう。
また、カメラやマイクの接続状況やオン・オフ、ミュートの解除方法なども忘れずに確認してください。
スピーカーが複数の音を拾うと起こりやすいハウリングにも注意が必要です。
雑音が入ると参加者の集中力も途切れてしまう可能性もあります。
周囲に雑音がする場合は、イヤホンやヘッドセットを使用してみてください。
オンライン会議ツールの録画機能を活用して、参加者から登壇者はどのように見えているのか、声は聞き取りやすいかなどを確認することもおすすめします。
アンケート
アンケートは、就活生の情報収集や動向を把握するのに最適なツールです。
アンケートを効率的に作成・分析したいなら、Webアンケート作成ツールを使うのがおすすめ。
GoogleフォームやSurveyMonkeyなど無料で利用でき、テンプレートも豊富に搭載しているツールを活用してみてください。
オンライン説明会を成功させる５つのポイント
オンライン説明会を成功させるポイントは、下記の5つです。
- 伝えることを事前に整理する
- 飽きさせない工夫をする
- 質問を受ける場を設ける
- アンケートを取得する
- 次のステップへの導線を設ける
ひとつずつ、詳しく解説していきます。
ポイント①伝えることを事前に整理する
まず、伝えたい情報を整理してください。
オンライン説明会の成功の50%は、事前準備と言っても過言ではありません。
企業説明会であれば、下記の情報を伝えることを意識してください。
- 企業紹介、事業内容の説明
- 創立から現在までの歴史
- 企業が求める人物像
- 入社後のキャリアイメージ
- 今後の採用スケジュール
次に、プログラムを考えましょう。
各テーマの時間配分、使用したい資料も整理してみてください。
約1時間の説明会だと、下記のようなプログラムを作ることができます。
| プログラム | 資料 | 所要時間 |
| オープニング・主催者あいさつ | 経歴紹介パワポ（画面共有） | 5分 |
| 企業概要の紹介 | 企業概要パワポ | 5分 |
| 創業から現在までの歴史 | 動画を流す | 5分 |
| 事業内容の説明 | 事業説明パワポ | 15分 |
| 小休憩・時間調整 | なし | 5分 |
| 採用について、企業が求める人物像 | 採用概要パワポ | 5分 |
| 入社後のキャリアイメージ | 社員3人の紹介動画を流す | 10分 |
| 採用スケジュール | 採用スケジュールパワポ | 5分 |
| 質疑応答 クロージング・アンケート記入 |
アンケートフォーム送信 | 5分 |
参加者に最も伝えたいことに、時間を割くことがポイントです。
どうしても時間内で全ての内容を伝えきれない場合は、参加者にWebサイトを確認するようにアナウンスするのもいいかもしれません。
このように、伝えたいことや時間配分を事前に整理し、全体像を作ってから資料準備に着手すると効率的です。
リアルタイムで開催する場合、本番同等の事前リハーサルも実施しておくと安心して本番に望めるのでおすすめします。
ポイント②飽きさせない工夫をする
参加者を飽きさせない工夫は欠かせません。
オンライン説明会は主催者から参加者の反応が見えづらいので、どうしても参加者の集中力が切れやすくなるからです。
参加者に集中してもらうためにも、下記のような飽きない工夫をしましょう。
- 同じ主催者が長時間話し続けることがないよう、動画資料を差し込む
- 話者を2名立てて、テーマごとに交代して話す
- 参加者に「顔出し」を促す
- チャット機能をリアルタイムで活用する
- 企業側から質問やクイズ、アンケートなど参加者に発言を促す
参加者に顔出しをしてもらう場合は、あらかじめ伝えておきましょう。
ポイント③質問を受ける場を設ける
参加者の疑問や不安を解決するために質問できる場を用意しておきましょう。
リアルタイムでの開催の時はもちろん、録画配信型でも必須です。
設置方法は下記の2つがおすすめ。
- 視聴後にLINEやTwitterなどSNSで質問を受け付ける
- メールなどで質問を受け付けて、後日動画で答える
また、ホームページに採用に関する「よくある質問」を掲載しておくのも効果的です。
ポイント④アンケートを取得する
視聴後に参加者の感想を得られるよう、アンケートはぜひ取ってください。
オンラインの説明会でも、就活生の個人情報から企業選びの基準まで幅広いデータを収集することは欠かせません。
また、今後もオンライン説明会を継続していくことを検討しているなら、説明会自体をブラッシュアップするための資料として有効です。
説明会の内容で印象に残ったことや気になったことなどを、記入してもらいましょう。
就活生からのリアルな意見をもとに改善を図れば、次回開催予定の説明会やイベントではより多くの就活生に自社に対して興味関心を持ってもらいやすくなります。
Web会議システムのアンケート機能を活用すれば、アンケートの回収漏れを防げるのでおすすめです。
アンケートフォームを事前に用意しておき、オンライン説明会の終盤にチャットで参加者にアンケートフォームを送信してみましょう。
ポイント⑤次のステップへの導線を設ける
参加者が、オンライン説明会に参加した後のステップを設計することも重要です。
オフラインの説明会では、終了後に面接や筆記試験を実施したり、アンケートを実施して参加者の個人情報などを確認したりと、次の選考へと繋げるステップを誘導できました。
オンライン説明会でも、次のステップへの導線を用意して、エントリーを促す仕組みづくりをしなければなりません。
「次は何を実施するのか」、「いつまでに何をどうやって提出するのか」などを参加者に知らせて、次のステップに誘導しましょう。
また、オンラインだと誰もが簡単に参加できるため、途中離脱させない仕組みが必要不可欠です。
途中離脱させない工夫こそが、オンラインでも優れた人材を獲得する秘訣といえます。
※オンライン説明会の開催手順について、より詳しく知りたい方はこちらの記事も併せてチェックしてみてください。
web説明会とは？企業での開催方法、メリット・デメリットも解説
オンライン説明会の開催におすすめのツール
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
- ジンジャーミーティング
- YouTubeライブ
それぞれの特徴をまとめているので、ぜひ参考にしてください。
おすすめツール①Zoom
出典：Zoom
Zoomは、ビデオ会議システムの先駆けとなった存在です。
有料版だと、最大1,000人まで参加できるオンライン説明会を開催できます。
特徴は下記の通り。
- 無料版は40分の制限があり、有料版は時間無制限
- 参加者は無料
- スタンプなどチャット機能が充実していて、コミュニケーションを取りやすい
- ファイルの共有が簡単にできる
- スマホやパソコン、タブレットから参加可能
いくつかのグループに分割して、少人数でのディスカッションを試してみるのもおすすめ。
参加者は、URLをクリックするだけで参加が無料でできるため、負担が少ないのも魅力です。
おすすめツール②Microsoft Teams
Microsoft社が提供しているTeamsは、便利な機能が揃っている企業向けのツールです。
有料版を導入すれば、連続30時間・最大300人まで参加が可能になります。
特徴は下記の通り。
- Microsoft社のあらゆる形式のファイル授受可能
- 無料版は制限あり（最大60分・100人まで）、年間サブスクリプションあり
- Teamsをインストールせずに、Webブラウザで参加可能
- スマホからも参加できる
Microsoft社のOutlook・Word・Excel・PowerPoint・OneNoteをWeb上で使用できます。
万が一トラブルが発生した場合でも、電話とWebでのサポートが24 時間いつでも利用できるので安心です。
おすすめツール③Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議ツールです。
有料版なら最大500人まで参加可能になり、10万人まで視聴できるライブ配信もできます。
特徴は下記の通り。
- 無料版でも1対1なら最大24時間まで利用可能
- 無料版は最長60分・100人までと制限あり、月額サブスクリプションあり
- ビデオ会議までの立ち上がりがスピーディー
- ブラウザからスマホや様々なデバイスを問わずに参加できる
通信時に暗号化されるなどユーザー情報保護機能とプライバシー保護機能が組み込まれているため、セキュリティ対策も万全です。
ただし、開催者はGoogleアカウントの登録が必要なので注意してください。
おすすめツール④ジンジャーミーティング
出典：ジンジャーミーティング
ジンジャーミーティングは、日本で作られたWeb会議システムです。
1対1の個人面接から最大1,000人規模のウェビナーまで開催できます。
特徴は下記の通り。
- 利用料は1IDにつき1,500円（初期費用20万円）
- 2,000社の導入実績があり
- 最大120人のWeb会議、最大1000人のウェビナーができる
- スマホで簡単に参加可能
- 導入支援や運用サポートも無料
国産ならではの手厚いサポートが魅力です。
導入後の運用サポートや導入支援を無料で行っており、初めてWeb会議ツールを利用する企業でも安心して利用できます。
おすすめツール⑤YouTubeライブ
動画配信サービスとしておなじみのYouTubeは、ライブ配信機能を利用してオンライン説明会の開催ができます。
YouTubeは無料で配信できて、時間も参加人数も無制限なのが魅力です。
特徴は下記の通り。
- 認知度が高いため、説明会への参加に対するハードルが低い
- チャット機能で参加者と自由にコミュニケーションが取れる
- スマホで場所を選ばずに参加できる
- 自社でチャンネルだけでなく、自社サイトやSNSとも共有・連携が可能
YouTubeライブなら、自社サイトやSNSに誘導しやすいのも特徴です。
また、動画を非公開設定でYouTubeにアップロードもできるので、ぜひ活用してみてください。
※今回ご紹介したツールは、「バーチャル展示会」でも活用できます。
バーチャル展示会のメリット・デメリットについて、知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
バーチャル展示会とは？メリット・デメリットを解説
企業がオンライン説明会を開催するメリット
企業がオンライン説明会を開催するメリットは下記の3つです。
- 説明会の準備にかかる時間やコストを抑えられる
- 参加する就活生の数を増やせる
- これまでとは異なる人材を確保できる可能性がある
それぞれを順に解説します。
メリット①説明会の準備にかかる時間やコストを抑えられる
オンライン説明会はオフラインと比べて、準備時間やコストを抑えられることが可能です。
その理由は、下記の2つです。
- 会場などを確保する必要がなく、自社の空室から配信できる
- 録画配信型を選ぶと、準備にかかる時間や手間を省ける
オフライン説明会は会場の確保や準備、利用料など手間がかかることも少なくありません。
数日間に渡り開催するなら、人員確保・スケジュール管理や交通費・宿泊費が発生します。
一方でオンライン説明会なら、会場の確保は不要なため自社内で開催が可能です。
リモートワークをしている採用担当者でも、移動する負担もなく自宅から参加できます。
説明会を録画すれば、一度準備するだけで次回からは少ない人員で何度でも活用もできるのも特徴です。
対面の説明会で発生していた時間やコストを大幅に削減でき、効率のよい採用活動が実現します。
メリット②参加する就活生の数を増やせる
オンライン説明会はオープンなイベントの場合、参加者の数に上限がありません。
そのため、より多くの就活生に自社の魅力を伝えられます。
オンラインなら会場までの交通費などがかからないので移動負担がなく、スケジュールの調整も簡単なため、就活生の参加ハードルは低いです。
また、地方や海外在住の学生も自宅から参加できるため、国内外問わず幅広い就活生が説明会に参加する可能性が高くなります。
参加する就活生の数が多くなると、母集団の形成に繋がるというメリットも。
自社とマッチングした人員を採用するためにも、母集団の形成は非常に重要です。
メリット③これまでとは異なる人材を確保できる可能性がある
オンライン説明会は参加する就活生の幅が広がるため、これまでとは異なる人材にアプローチがしやすいです。
下記の表をご覧ください。
就活の多様化により、就活に前向きな学生ほどオンライン説明会に参加しています。
採用手段を多様化することで、以前とは異なる学生と出会えるチャンスが広がるでしょう。
企業がオンライン説明会を開催するデメリット
オンライン説明会のメリットを紹介しましたが、残念ながら下記の3つのデメリットもあります。
- 自社について誤った解釈をされる可能性がある
- 面接など次のステップに促すことが難しい
- 専用機材を用意する必要がある
それぞれについて解説します。
デメリット①自社について誤った解釈をされる可能性がある
オンライン説明会は、参加者に自社に対して誤った解釈をされる可能性があります。
オンラインだと、どうしても一方的な会社の説明になりがちです。
会社の雰囲気や魅力を伝えきれず、参加者はリアルな会社の雰囲気や働いている従業員の様子を掴みづらい傾向があります。
オンライン説明会は、配信方法によっては参加者の質問に答えることができません。
対面と違い相手の顔が見られないため、参加者が質問をするタイミングを逃してしまう可能性もあります。
一人ひとりの参加者の表情や様子に臨機応変に対応できないため、参加者の自社に対する企業理解が曖昧になるリスクも発生しかねません。
下記のような対策をすることをおすすめします。
- PDFなど資料を参加者には事前に配布する
- チャット機能を活用して、参加者が積極的に質問をしゃすい雰囲気を作る
- よくある質問と回答をホームページに掲載しておく
- 会社や従業員の様子がわかる動画を制作して、説明会で流す
デメリット②次のステップに促すことが難しい
オンラインだとリアルタイムでの交流が難しいため、面接やエントリーフォームの記入など次のステップに就活生を誘導するのが厳しいです。
オフラインの説明会の場合、就活生は日程を調整して会場まで時間をかけて足を運ぶ必要があります。
そのため、「わざわざ参加したから最後まで話を聞こう」となりやすいです。
しかし、オンライン説明会だと学生は気軽に申し込めるため、参加前のキャンセルや途中退席、参加しても選考ステップに発展しないケースがあります。
事前にメールでアンケートフォームを送る、説明会の後に面接の案内を送るなど、学生との接点を増やして導線をしっかりと引いておきましょう。
デメリット③専用の機材などを準備する必要がある
オンライン説明会は準備時間や費用を抑えられますが、自社で撮影・録画をする場合は専用機材を用意する必要があります。
購入する場合、ある程度のコストがかかることを知っておきましょう。
必要な機材・準備は下記を参考にしてみてください。
- パソコン
- Webカメラ
- マイク
- 配信サービスへの登録
お手頃価格で利用できる機材のレンタルサービスもありますので、自社の予算に合わせて機材などを用意しましょう。
まとめ：オンライン説明会で優秀な人材を確保しよう！
国内外を問わず多くの就活生と非対面で接点を持てるオンライン説明会は、今後も採用活動の定番になると推測されます。
オンライン説明会なら、今まで地方や海外に在住のため、説明会の参加を見送った優秀な人材を確保できる絶好のチャンスです。
就活生にとっても、移動時間と費用のコストを抑えられるメリットがあります。
しかし、オンライン説明会は簡単に参加できるため、採用にまでたどり着かない可能性は少なくありません。
再度、オンライン説明会を成功させる5つのコツをおさらいしておきましょう。
- 伝えることを事前に整理する
- 飽きさせない工夫をする
- 質問を受ける場を設ける
- アンケートを取得する
- 次のステップへの導線を設ける
説明会後の就活生の離脱を防ぐためにも、戦略を立ててオンライン説明会を導入してください。
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ライブ配信に最適なプラットフォームや配信方法、費用相場とライブ配信に関する全てを紹介しています。
対面での会社説明会しか実施したことのない採用担当者の方は、ぜひご確認ください。
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