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オンライン説明会とは?メリットや方法、おすすめツールを徹底解説

「オンライン説明会ってなんだろう……」

と感じている人は多いのではないでしょうか。

オンライン説明会とは、インターネット上でスマホやパソコンを通して開催・視聴できる企業や学校の説明会です。
就活の多様化や新型コロナウイルスの影響でニーズが増加しており、企業にとっては「参加する学生の幅が広がる」などのメリットがあります。

オンライン説明会の導入によって、企業は効率のよい採用活動が実現します。

そこで今回は、

  • オンライン説明会とは?
  • オンライン説明会の種類
  • オンライン説明会のメリットとデメリット
  • おすすめの配信サービス
  • オンライン説明会を開催するときの注意点

 

を順に解説します。

今回の記事を参考に、オンライン説明会の開催を考えてみてくださいね!

コロナに負けるな!企業のコロナ対策に有効なオンライン配信特集

オンライン説明会とは?なぜいま開催が増えているの?

オンライン説明会とは?なぜいま開催が増えているの?最初にオンライン説明会について、

  • オンライン説明会とは
  • 増加する理由
  • 活用できるシーン例

 

を順に解説します。

オンライン説明会とは、インターネットを通して開催する企業や学校の説明会

オンライン説明会とは、インターネット上で開催する企業や学校の説明会です。

配信者も参加者も、スマホやパソコンを通して閲覧します。
スマホやパソコン、インターネットがあれば、配信や参加の場所は問いません。

オンライン説明会を活用できるのは、例えば以下のシーンです。

  • 就職や企業説明会
  • 中高、大学の学校説明会

 

実際に2020年6月に上智大学がオンラインの学校説明会を開催するなど、活用する機関は増えています。

オンライン説明会が増加している理由は、次項で詳しく解説しますね。

オンライン説明会が増加する理由は「就活の多様化」と「新型コロナウイルスの影響」

オンライン説明会が増加している理由は、主に以下の2つです。

【1.就活の多様化】
もともと就活は、オフラインの合同説明会や企業説明会が主流でした。

しかし近年はスマホやインターネットの発達によって、ネットで情報収集をする人が増えています。

また就活が大学4年生からスタートすることになり、学業を優先する学生も多くなっています。

そのため説明会に参加する学生も減っており、人材確保に大きな工夫が欠かせません。

オンライン説明会は移動などに時間が取られないぶん、学業と両立しやすいことから人気を集め、活用する企業が増えています。

【2.新型コロナウイルスの影響による外出やイベントの自粛】
2020年、新型コロナウイルスの影響による外出やイベントの自粛が求められ、これまでのような企業・学校説明会の開催が難しくなりました。

オンライン説明会は会場までの移動で生じる人との接触、人が集まることによる密の発生など、感染リスクをおさえることが可能です。

安全を守りながらこれまでのようなイベントが開催できることから、2020年は採用する企業や学校が増えています。

効率よく就活や受験の準備を進めながら、感染リスクもおさえられることから、2020年は多く開催されるようになっています。

このようにオンライン説明会は増加していますが、種類がいくつかあります。
次項で詳しくお伝えしますね。

オンライン説明会の代表的な種類

オンライン説明会の代表的な種類オンライン説明会として、「ライブ配信型」と「録画配信型」を解説します。

種類1:ライブ配信型

ライブ配信型とは、リアルタイムで配信されている説明会のこと。
配信サービスのライブ配信機能を使って、同時刻に配信と視聴をするものです。

ライブ配信型はコメントなどを通して、参加者からの質問にリアルタイムで答えることも可能です。
その都度配信する手間はかかりますが、双方向にコミュニケーションが取れるので参加者の理解は深まりやすいといえます。

種類2:録画配信型

録画配信型とは、前もって説明会を録画しておき、配信時刻になったらその内容を配信するもの。
1度録画したものを使うため、何度も開催するイベントでは準備の手間を省けます。

また撮り直しができるので、間違った情報を伝えることもありません。

ただし説明会のコストや準備時間は削減できますが、双方向のコミュニケーションは難しいです。

説明会の内容や開催頻度などによって、上記の配信スタイルを使い分ける企業もあります。

続いて、オンライン説明会のメリットとデメリットを紹介しますね。

企業がオンライン説明会を開催するメリット

企業がオンライン説明会を開催するメリット企業がオンライン説明会を開催するメリットとして、

  • 説明会の準備にかかる時間やコストをおさえられる
  • 参加する就活生の数を増やすことができる
  • これまでとは異なる人材を確保できる可能性がある

 

の3つを解説します。

メリット1:説明会の準備にかかる時間やコストをおさえられる

オンライン説明会はオフラインのものと比べて、準備時間やコストをおさえることが可能です。

その理由は、以下の2つ。

  • 会場などを確保する必要がなく、自社の空室から配信できる
  • 録画配信型を選ぶと、何度も説明する手間を省ける

 

オフラインの説明会は学生と顔を合わせられるぶん、会場の確保や準備、利用料など手間がかかることも少なくありません。
特に何日も開催するとき、その都度人員を確保する必要があるでしょう。

対してオンラインは自社の空室などで開催できるうえに、録画配信型を選ぶと一度準備するだけで何度も活用できます。

これまで準備にかかっていた時間やコストを削減でき、効率のよい採用活動が実現します。

メリット2:参加する就活生の数が多くなる

オンライン説明会はオープンなイベントの場合、参加者の数に上限がありません。
オフラインの説明会よりも参加する就活生が多くなり、より多くの学生に自社の魅力を伝えることが可能です。

というのも、会場までの交通費などがかからないので、学生の参加ハードルは低くなります。
また地方在住の学生も首都圏の説明会に自宅から参加できるため、これまでより幅広い学生が説明会に参加する可能性があります。

参加する学生が多いぶん、より自社に合う学生に出会える可能性も高まるでしょう。

メリット3:これまでとは異なる人材を確保できる可能性がある

先ほどオンライン説明会は参加する学生の幅が広がるとお伝えしましたが、そのぶんこれまでとは異なる人材と出会えることも多いです。

近年就活が多様化していますが、やる気のある学生や最新情報やツールに敏感な学生ほどオンライン説明会に参加しているといわれています。
オフラインの説明会では参加しなかった可能性もあり、採用手段を多様化することで以前とは異なる学生と出会えることもあります。

企業がオンライン説明会を開催するデメリット

企業がオンライン説明会を開催するデメリット次はオンライン説明会のデメリットとして、

  • 自社について誤った解釈をされる可能性がある
  • 面接への導線を引くことが難しい
  • 専用機材を用意する必要がある

 

の3つを解説しますね。

デメリット1:自社について伝えきれない、誤った解釈をされる可能性もある

オンライン説明会は、配信方法によっては学生の質問に答えることができません。
また説明会は出入り自由なうえに退出したことが分からないため、途中退出される可能性もあります。

質問に答えられない、最後まで見てもれえるとは限らないことから、企業理解があいまいになることも多いです。

対策として、以下のことを用意しておきましょう。

  • PDFなど資料も一緒に用意して、参加者には事前に配布する
  • よくある質問と回答をホームページに掲載しておく

デメリット2:面接への導線を引くことが難しい

オフラインの説明会は終了後のアンケートなどで、次の面接への導線を引くことが多くありました。
しかしオンライン説明会はアンケートを配ることが難しいうえに、必ず回答してもらえるとは限りません。

事前にメールでアンケートフォームを送っておく、説明会の後に面接の案内を送るなど、導線をしっかりと引いておきましょう。

デメリット3:初めての開催では専用の機材などを準備する必要がある

オンライン説明会は準備時間やコストをおさえられますが、初めての開催では専用機材を用意する必要があります。
新たに購入する場合、ある程度のコストはかかることを知っておきましょう。

必要な機材は例えば、

  • パソコン
  • カメラ
  • マイク
  • 配信サービスへの登録

 

などです。

レンタルサービスなどもありますので、自社の予算に合わせて探してみてください。

オンライン説明会は「web説明会」と呼ばれることもあります。

他のメリットやデメリット、参加にあたっての注意点など、詳しくは以下の記事を参考にしてみてください。

「web説明会とは?就活に取り入れるメリット・デメリット、注意点をご紹介」

ここまでオンライン説明会について解説しましたが、実際の配信にはツールを使うことが欠かせません。

そこで次は、オンライン説明会の開催におすすめのツールをお伝えします。

オンライン説明会を開催するのにおすすめのツール3つ

オンライン説明会を開催するのにおすすめのツール3つここからは、おすすめの配信ツールとして、

  • Zoom
  • Calling
  • YouTube

 

の3つを紹介しますね。

おすすめ1:Zoom

Zoomおすすめ1:Zoomは、ビデオ会議ツールとして使われているサービスです。

特徴は以下の通り。

  • 利用料は無料、有料プランは2,000円から
  • URLを発行して招待するので、参加者を限定できる
  • 参加者の顔も見ることができるため、直接コミュニケーションを取りやすい

 

少人数や特定の人が参加する説明会を開催したい企業様におすすめです。

おすすめ2:Calling

Callingおすすめ2:Callingは、日本で作られたWeb会議用のシステムです。

特徴は以下の通り。

  • 利用料は1万1,800円から
  • 最大30人までの説明会や研修会に利用できる
  • 終了後に表示できるアンケート機能を搭載している

 

画面共有資料共有などもできるので、初めてオンライン説明会を開催する企業様におすすめです。

おすすめ3:YouTube

YouTubeおすすめ3:YouTubeは動画配信サービスですが、ライブ配信機能によってオンライン説明会を開催することも可能です。

特徴は以下の通り。

  • 普段から使っている人が多いので参加しやすい
  • チャット機能によって参加者とコミュニケーションが取れる
  • チャンネルを作って動画で自社の魅力を伝えることもできる

 

ライブ配信型のオンライン説明会を検討している企業様におすすめです。

その他のおすすめツールについて、詳しくは以下の記事を参考にしてみてください。

「webセミナーを開催する方法は?おすすめの配信ツールも紹介」

オンラインで説明会を開催するときの注意点

オンラインで説明会を開催するときの注意点最後にオンライン説明会の注意点として、

  • 質問の場を用意する
  • アンケート機能が付いているものを選ぶ

 

の2つをお伝えします。

注意点1:参加者から質問を受ける場を用意する

録画配信型を選ぶときは、参加者が質問できる場を用意しておきましょう。

例えば、

  • 視聴後にLINEやTwitterなどSNSで質問を受け付ける
  • メールなどで質問を受け付けて、後日動画で答える

 

などです。

またホームページによくある質問を掲載しておくなどもおすすめです。

注意点2:アンケート機能が付いているシステムを使う

視聴後に参加者の感想を得られるように、アンケート機能の付いているシステムを探してみましょう。

アンケート機能があることで質問を受け付けられるうえに、学生の理解度などを知ることも可能です。
感想によって次回の説明会で改善するべき点も分かり、説明会のクオリティアップにつながります。

終わりに:オンライン説明会で採用コストをおさえながら優秀な人材を確保しよう!

終わりに:オンライン説明会で採用コストをおさえながら優秀な人材を確保しよう!今回は、オンライン説明会について解説しました。

おさらいすると、就活の多様化や新型コロナウイルスの影響によって、近年は特にオンライン説明会の開催が増えています。

オンライン説明会には、以下のメリットがあります。

  • 説明会の準備にかかる時間やコストをおさえられる
  • 参加する就活生の数を増やすことができる
  • これまでとは異なる人材を確保できる可能性がある

 

そしておすすめのサービスとして、以下の3つを紹介しました。

  • Zoom
  • Calling
  • YouTube

 

今回の記事を参考にしながら、オンライン説明会の開催を検討してみましょう!

実際に説明会やセミナーを企画するときは、以下の記事を参考にしてみてください。

「セミナーを動画で配信するには?企画から配信までの流れを解説」

コロナに負けるな!企業のコロナ対策に有効なオンライン配信特集

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