新型コロナウイルスの影響を受けて、多くの企業が対面での企業説明会を中止、もしくは延期せざるを得ない状況です。
新型コロナの感染予防策として、企業説明会や面接をwebで実施する「web説明会」が新しいスタンダードになりつつあります。
今回は企業の採用担当者の方に向けて、web説明会の開催方法とメリット・デメリットを解説します。
コロナ禍での採用活動でお悩みの企業は、ぜひ参考にしてくださいね。
目次
web説明会とは
主催者と参加者がリアルタイムで開催／参加する方法と、録画した動画を配信する方法があります。
web説明会は、基本的にはwebカメラとマイクがついた業務用パソコンさえあれば開催でき、多くの企業はZOOMやTeamsといったweb会議専用ツールを使っています。
ブランドイメージを意識して画質や音声にこだわる企業様は、動画制作会社にライブ配信や映像編集を外注するケースも多いですよ。
web説明会のバリエーションや、具体的なツールについて知りたい方は、以下の記事をご参照ください。
web説明会の種類
先述の通りweb説明会を行う場合の方法としては、主催者と参加者がリアルタイムで開催／参加する方法（ライブ配信）と、録画した動画を配信する方法（録画配信）の2種類があります。
- ライブ配信
- 録画配信
それぞれ、どのような特徴があるのでしょうか。
ここでは、それぞれの特徴デメリットをご説明いたします。
その時々で最適な方法は変わりますので、web説明会を行う際は、どちらが良いのかよく検討してみましょう。
ライブ配信
ライブ配信でのweb説明会の場合、相手側と企業側でリアルタイムでのコミュニケーションが可能です。
会社の雰囲気や質問への回答など、お互いの理解を深めることが目的の場合はライブ配信が良いでしょう。
一方、日時が限定されるため双方の予定を合わせる必要があります。
さらに、配信中の機材トラブルや相手のネットワーク環境によっても音声が聞こえないといった可能性があります。
うまく進められない場合に備えて、対処法も考えておきましょう。
録画配信
録画配信を行う場合の特徴としては、企業側は一度動画を制作してしまえば、あとは動画のURLを伝えるのみになります。
相手側も好きな時間に何度も試聴ができるので、一回ではわかりづらい部分もしっかり理解できるでしょう。
しかし、双方のコミュニケーションが取れないので、企業側から視聴者の反応が分かりづらく、途中退出もしやすくなってしまいます。
そうなると、本当に最後まで視聴したのかを確かめることができないため、対策を検討する必要があります。
web説明会を開催するメリットとは？
- 会場コストを削減できる
- 当日の会場運営も不要
- 録画配信で人材の拘束時間を減らせる
- 地域を問わないので、多くの求職者にリーチできる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
会場コストを削減できる
対面開催の場合、企業は社内の会議室を押さえたり、社外の貸し会議室を探して予約する必要があります。
しかし、web説明会であれば小さな会議室でも配信できるので、そのぶん会場コストを削減することができます。
新型コロナウイルスの感染拡大状況に開催可否が左右されることもありません！
当日の会場運営も不要
対面開催の場合、企業は当日運営のためにスタッフを配備し、誘導や受付対応を行う必要があります。
web説明会であれば、主催者がボタン1つでスタートできるので、面倒な会場運営も不要。
遅れて参加してきた方に注意を削がれたり…といったことも無いですね。
人材の拘束時間を減らせる
企業の説明会はどんなに短くても1時間、多くの場合は半日ほどかかるもの。
採用期間中に何回も開催する場合は、主催者もその間、ずっと拘束されることになります。
しかし、録画配信にして企業の採用ホームページで視聴できるようにすれば、人材の拘束時間を大幅に減らすことができます。
浮いた時間で、他の業務を手掛けることができますよ。
地域を問わず、多くの求職者にリーチできる
web説明会は、インターネット環境さえあれば場所を問わず参加できます。
日本全国どこからでも、海外から参加することもできるので、対面開催よりも多くの求職者にリーチできるチャンスがあります。
移動・交通費も発生しないので、web開催は参加者にとって負担が少なく、嬉しい開催形式ですね。
web説明会を開催するデメリットとは？
- 会社の雰囲気が伝わりにくい
- 参加者の反応が見えづらい
- 通信環境を整える必要がある
それぞれ詳しく見ていきましょう。
会社の雰囲気が伝わりにくい
会社で直接開催する説明会では、求職者は他の参加者の様子や、社内の雰囲気から無意識に情報を得ています。
誰しも、肌感で「ここは居心地が良さそうだな」「馬が合いそうな人たちだな」と感じ取ることがあるのではないでしょうか？
しかし、web説明会で会社の雰囲気を伝えることは容易ではありません。
「思っていたのと違った…」というイメージギャップの発生は、企業と求職者の双方にとって不幸ですよね。
こうしたことを防ぐために、事業所の様子を写真で紹介したり、実際に働いている社員たちを紹介したり、社内ツアーを動画で流すといった工夫をしてみましょう。
参加者の反応が見えづらい
求職者たちの顔が見える説明会では、相手の表情や反応を見ながら「ここは皆、興味がある情報なんだな」「今の箇所は少し分かりづらかったかな。言葉を変えてもう一度説明しよう」といった微調整をすることができます。
その結果、説明会の満足度を上げることが可能なのですが、web説明会では相手の反応がなかなか見えません。
チャット機能を使ってリアルタイムで質問を投げかけてもらったり、アンケートを収集して次回以降の説明会をブラッシュして行くといった工夫が必要です。
通信環境を整える必要がある
特にライブ配信を行う際に注意が必要なこととして、通信環境が挙げられます。
社内の通信環境が混雑していたり、主催者の自宅のインターネット環境が不安定だったりすると、開催中に切断してしまうリスクがありますよ。
普段、業務中にwebツールの挙動が重くなることがある場合は要注意。
なるべく社内の通信環境が混雑していない時間帯に配信したり、社内／自宅の通信環境を強化したりといった対応をしてください。
セキュリティが不安なフリーWi-Fiは使用しない方が良いですね。
web説明会の開催方法
- 配信方法とツールを決める
- web説明会エントリー用のページを作る
- web説明会のプログラム検討・資料作成
- 参加者に会議リンクを送信する
- web説明会を開催する
- アンケート確認・次回以降のブラッシュアップ
ひとつずつ、詳しく解説しますね。
配信方法とツールを決める
前述した通り、web説明会にはリアルタイムで開催する方法と、録画して配信する方法があります。
社内の状況に応じて、配信方法を決めましょう。
web説明会を開催するためのツールも選んでください。
ツールによって利用料金、参加可能な人数の上限、備えている機能が異なりますよ。
先ほどもご紹介した、こちらの記事を参考にしながら検討してみてくださいね。
web説明会エントリー用のページを作る
web説明会を開催するには、事前に参加希望者の情報（氏名やメールアドレスなど）を収集する必要があります。
開催日時を決めたら、企業のwebサイトに採用専用ページを作り、そこにweb説明会の日程告知を掲載して事前エントリーを開始しましょう。
求人サイトにもweb説明会の情報を掲載したり、企業SNSで積極的に配信したりするとエントリーが集まりやすくなります。
エントリー締め切りと、web説明会のURLがいつ頃案内されるのかも明記しておくと親切ですね。
メールマガジンを配信できるASPを導入すると、参加希望者の情報を管理したり、会議URLをメールで一斉配信するのに便利です。
ただし、個人情報を取り扱うことになるので、情報漏洩リスクの観点から情報管理の仕方を慎重に設計してください。
web説明会のプログラム検討・資料作成
web説明会の準備に取り掛かります。
この工程に、一番時間がかかると思います。
まずは「どんなテーマを、どんな資料を使って、それぞれ何分で話すのか」という大枠から決めると効率的ですね。
資料作成まで出来たら、事前に本番さながらのリハーサルを行ってください。
事前に会議ツールの操作に慣れておくこと、所定時間内に収めることは必須ですよ。
参加者に会議リンクを送信する
リアルタイムで配信する場合は、事前エントリー締め切り後、事前エントリー者にメールで会議リンクを送付しましょう。
エントリー締め切りが早すぎると参加者を取りこぼし、直前すぎてもトラブルに対処できないので、開催日の前日あたりがおすすめです。
録画してから配信する場合は、web説明会の動画をweb上にアップロードします。
アップロードした動画が問題なく再生できることを確認した後で、動画のURLを事前エントリー者にメールで案内しましょう。
ここで留意しておきたいのは、動画のアップロード先です。
もし会社のホームページ上に動画を直接アップロードしてしまうと、案内直後にアクセスが集中し、サイトがダウンしてしまうリスクがあります（ホームページのサーバー要件によります）。
録画配信の場合もweb会議ツール上に動画を保存し、そのURLを直接案内すると安心です。
web説明会を開催する
リアルタイム配信をする場合、なるべく時間ぴったりに開催を始めましょう。
web会議ツールの録画機能を使えば、後で見返したり、2回目以降は録画配信にすることも可能です。
質問の受付方法（チャット機能を使うのか、後ほど時間を確保するのか等）は、最初にしっかり説明してください。
反応が見えなくて不安な場合は、参加者に顔出しを依頼するのもありですが、突然依頼するのはマナー違反なので、事前にメールで案内しておきましょうね。
終了したら、アンケートの回答依頼と今後の動線についてアナウンスしましょう。
アンケート確認・次回以降のブラッシュアップ
開催終了後、参加者のアンケートを集計します。
web説明会の改善につながる意見を吟味して、取り込み可否を判断してください。
web説明会の方法とステップは、以上です！
ホームページの準備やエントリー受付期間も考えると、どんなに短くても準備に1ヶ月はかかると思いますよ。
web説明会を開催する際の注意点
- ライブ配信と録画配信を使い分けよう
- 飽きさせない工夫をしよう
- ネクストアクションへ誘導しよう
- アクシデントに備えておこう
ライブ配信と録画配信を使い分けよう
ライブ配信と録画配信は、それぞれメリットとデメリットがあります。
ライブ配信はリアルタイムで参加者とコミュニケーションを取ることができ、録画配信は社内の人材の拘束時間を削減することが可能です。
両方の特徴を理解した上で、使い分けをしてくださいね。
飽きさせない工夫をしよう
画面越しのweb説明会は、対面式と比較して刺激が低いため、参加者の集中力も切れがちです。
あまりに魅力がない説明をしてしまうと、参加者が途中離脱してしまう可能性もあります。
話者を2人スタンバイさせて15〜20分程度で話者を交代したり、途中で動画を流したりして「同じ絵面」が続かないよう工夫すると、企業イメージアップ・参加者の満足度向上にも繋がりますよ。
ネクストアクションへ誘導しよう
web説明会の終盤に「参加者は、次はいつ・どのような方法で・何をするべきなのか」というネクストアクションの誘導をしてください。
例えば履歴書をwebで提出する場合、そのリンクを案内しましょう。
採用全体のプロセス（履歴書提出→グループ面談→個人面談など）とスケジュール感（それぞれ何月頃に予定しているのか、どのような形でお知らせが来るのか）をお伝えできると理想的ですね。
アクシデントに備えておこう
先ほど通信回線の話をしました。
事前に通信条件を良くしたとしても、もしかしたら「たまたま悪天候で、web説明会の時間帯に何百人という営業メンバーが社内ネットワークにアクセスしており通信が混雑。web会議ツールの挙動がスムーズに行かない。時間通りに終わらないかもしれない」といった状況や、原因不明の通信切断が発生するかもしれません。
こうしたアクシデントが発生しても対処できるよう、プログラムに少し余裕を持たせたり、別の手段で参加者とスムーズにやりとりできるようメールの準備等をしておくと安心です。
web説明会でおすすめのシステム
ここでは、web説明会で使いやすいweb会議システムや動画配信サービスを紹介します。
利用するシステム・サービスを決める際は、伝えたいことは何か、どのように伝えるかを考えて検討することで、最適なシステムを見つけることができます。
ここでご紹介するweb説明会に適したシステムは以下の3点です。
- YouTube
- zoom
- Google Meet
ひとつずつご紹介いたします。
YouTube
まずはGoogleの動画配信サービスで有名なYouYubeです。
YouTubeは録画・編集した動画を投稿するだけでなく、閲覧権限の設定ができるので、見せたい人にだけ動画を届けることができるだけでなく、ライブ配信ができる機能もあるのでリアルタイムでのやり取りも可能です。
必要に応じて様々な使い方ができるので、バランスが良くおすすめです。
また、YouTubeは有名な動画配信サービスなので、録画配信の動画制作を外注する場合はYouTubeに詳しい外注先が多く、アドバイスを受けやすいでしょう。
zoom
zoomは企業向けのweb会議システムです。
参加者はアカウントの登録が不要で、最大100名まで参加可能な無料版と最大1,000名まで参加可能な有料版があります。
無料版の場合、40分までという時間制限がありますので、無料版を使う場合は時間配分に注意しましょう。
また、無料版・有料版どちらにも録音・録画・チャット機能、画面共有などの基本的な機能が揃っています。
様々なOSにも対応しているのも導入しやすいですね。
大人数での配信を想定した作りになっているので、大人数が入ることによって落ちてしまうということが起きづらいのも魅力です。
Google Meet
多くの企業が利用しているGoogleが運営しているweb会議用システムです。
Googleアカウントを持っていればインストール不要で誰でも利用でき、はじめてでも簡単にリアルタイムでのweb会議や説明会ができるので、web説明会や会議が初めての人にもおすすめです。
Googleカレンダーに予定を入れておけば、簡単に会議用ルームのURLを取得できます。
ブラウザで簡単に利用できるので、日常のweb会議にも気軽に利用できるでしょう。
まとめ：web説明会とは、効率的な採用方法のひとつ
今回はweb説明会のメリット・デメリット、開催方法とステップをご紹介してきました。
最後に、今回の記事をおさらいします。
web説明会の開催方法は、以下の通りです。
- 配信方法とツールを決める
- web説明会エントリー用のページを作る
- web説明会のプログラム検討・資料作成
- 参加者に会議リンクを送信する
- web説明会を開催する
- アンケート確認・次回以降のブラッシュアップ
企業がweb説明会を開催するメリットは4つあります。
- 会場コストを削減できる
- 当日の会場運営も不要
- 録画配信で人材の拘束時間を減らせる
- 地域を問わないので、多くの求職者にリーチできる
web説明会はメリットだけではなく、デメリットもあります。
- 会社の雰囲気が伝わりにくい
- 参加者の反応が見えづらい
- 通信環境を整える必要がある
工夫次第で、デメリットに対処することができますよ。
web説明会を開催する際の注意点は、以下の通りです。
- ライブ配信と録画配信を使い分けよう
- 飽きさせない工夫をしよう
- ネクストアクションへ誘導しよう
- アクシデントに備えておこう
いかがでしたでしょうか？
web説明会は、採用活動を効率的に進められる魅力的な方法です。
御社でもぜひ、積極的に導入を進めてみてはいかがでしょう。
web説明会をライブ配信でやりたいという方向けに、配信方法について詳しく解説したマニュアルを無料で公開中です！
以下のバナーよりダウンロードいただけますので、気になる方はぜひチェックしてくださいね。
