お電話でのお問い合わせ無料

受付時間 平日 10:00~19:00

Tokyo

東京

03-6261-5375

Osaka

大阪

06-6455-3633

Nagoya

名古屋

052-559-7855

売上UP!コスト削減!動画DX®︎のお役立ち資料

web説明会とは?企業での開催方法、メリット・デメリットも解説

新型コロナウイルスの影響を受けて、多くの企業が対面での企業説明会を中止、もしくは延期せざるを得なくなっています。

新型コロナの感染予防策として、企業説明会や面接をwebで実施する「web説明会」が新しいスタンダードになりつつあります。

今回は企業の採用担当者の方に向けて、web説明会の開催方法とメリット・デメリットを解説します。

コロナ禍での採用活動でお悩みの企業は、ぜひ参考にしてくださいね。

コロナに負けるな!企業のコロナ対策に有効なオンライン配信特集

web説明会とは

web説明会とは、企業が採用活動のためにweb上で開催する説明会のこと。

主催者と参加者がリアルタイムで開催/参加する方法と、録画した動画を配信する方法があります。

web説明会は、基本的にはwebカメラとマイクがついた業務用パソコンさえあれば開催でき、多くの企業はZOOMやTeamsといったweb会議専用ツールを使っています。

ブランドイメージを意識して画質や音声にこだわる企業様は、動画制作会社にライブ配信や映像編集を外注するケースも多いですよ。

web説明会のバリエーションや、具体的なツールについて知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

【おすすめの関連記事】
オンライン説明会を成功させるポイントとは?おすすめツールも紹介

ライブ配信の料金相場は?外注する際のポイントも解説!

web説明会の開催方法

次に、web説明会を開催の方法を解説します。

  1. 配信方法とツールを決める
  2. web説明会エントリー用のページを作る
  3. web説明会のプログラム検討・資料作成
  4. 参加者に会議リンクを送信する
  5. web説明会を開催する
  6. アンケート確認・次回以降のブラッシュアップ

ひとつずつ、詳しく解説しますね。

配信方法とツールを決める

前述した通り、web説明会にはリアルタイムで開催する方法と、録画して配信する方法があります。
社内の状況に応じて、配信方法を決めましょう。

web説明会を開催するためのツールも選んでください。
ツールによって利用料金、参加可能な人数の上限、備えている機能が異なりますよ。

先ほどもご紹介した、こちらの記事を参考にしながら検討してみてくださいね。

【おすすめの関連記事】

    web説明会エントリー用のページを作る

    web説明会を開催するには、事前に参加希望者の情報(氏名やメールアドレスなど)を収集する必要があります。

    開催日時を決めたら、企業のwebサイトに採用専用ページを作り、そこにweb説明会の日程告知を掲載して事前エントリーを開始しましょう。

    求人サイトにもweb説明会の情報を掲載したり、企業SNSで積極的に配信したりするとエントリーが集まりやすくなります。

    エントリー締切と、web説明会のURLがいつ頃案内されるのかも明記しておくと親切ですね。

    メールマガジンを配信できるASPを導入すると、参加希望者の情報を管理したり、会議URLをメールで一斉配信するのに便利です。

    ただし、個人情報を取り扱うことになるので、情報漏洩リスクの観点から情報管理の仕方を慎重に設計してください。

    web説明会のプログラム検討・資料作成

    web説明会の準備に取り掛かります。

    この工程に、一番時間がかかると思います。

    まずは「どんなテーマを、どんな資料を使って、それぞれ何分で話すのか」という大枠から決めると効率的ですね。

    資料作成まで出来たら、事前に本番さながらのリハーサルを行ってください。

    事前に会議ツールの操作に慣れておくこと、所定時間内に収めることは必須ですよ。

    参加者に会議リンクを送信する

    リアルタイムで配信する場合は、事前エントリー締切後、事前エントリー者にメールで会議リンクを送付しましょう。

    エントリー締切が早すぎると参加者を取りこぼし、直前すぎてもトラブルに対処できないので、開催日の前日あたりがおすすめです。

    録画してから配信する場合は、web説明会の動画をweb上にアップロードします。

    アップロードした動画が問題なく再生できることを確認した後で、動画のURLを事前エントリー者にメールで案内しましょう。

    ここで留意しておきたいのは、動画のアップロード先です。

    もし会社のホームページ上に動画を直接アップロードしてしまうと、案内直後にアクセスが集中し、サイトがダウンしてしまうリスクがあります(ホームページのサーバー要件によります)。

    録画配信の場合もweb会議ツール上に動画を保存し、そのURLを直接案内すると安心です。

    web説明会を開催する

    リアルタイム配信をする場合、なるべく時間ぴったりに開催を始めましょう。

    web会議ツールの録画機能を使えば、後で見返したり、2回目以降は録画配信にすることも可能です。

    質問の受付方法(チャット機能を使うのか、後ほど時間を確保するのか等)は、最初にしっかり説明してください。

    反応が見えなくて不安な場合は、参加者に顔出しを依頼するのもありですが、突然依頼するのはマナー違反なので、事前にメールで案内しておきましょうね。

    終了したら、アンケートの回答依頼と今後の動線についてアナウンスしましょう。

    アンケート確認・次回以降のブラッシュアップ

    開催終了後、参加者のアンケートを集計します。

    web説明会の改善につながる意見を吟味して、取り込み可否を判断してください。

    web説明会の方法とステップは、以上です!

    ホームページの準備やエントリー受付期間も考えると、どんなに短くても準備に1ヶ月はかかると思いますよ。

    web説明会を開催するメリットとは?

    企業がweb説明会を開催するメリットは4つあります。

    1. 会場コストを削減できる
    2. 当日の会場運営も不要
    3. 録画配信で人材の拘束時間を減らせる
    4. 地域を問わないので、多くの求職者にリーチできる

    それぞれ詳しく見ていきましょう。

    会場コストを削減できる

    対面開催の場合、企業は社内の会議室を押さえたり、社外の貸し会議室を探して予約する必要があります。

    しかし、web説明会であれば小さな会議室でも配信できるので、そのぶん会場コストを削減することができます

    新型コロナウイルスの感染拡大状況に開催可否が左右されることもありません!

    当日の会場運営も不要

    対面開催の場合、企業は当日運営のためにスタッフを配備し、誘導や受付対応を行う必要があります。

    web説明会であれば、主催者がボタン1つでスタートできるので、面倒な会場運営も不要

    遅れて参加してきた方に注意を削がれたり…といったことも無いですね。

    人材の拘束時間を減らせる

    企業の説明会はどんなに短くても1時間、多くの場合は半日ほどかかるもの。

    採用期間中に何回も開催する場合は、主催者もその間、ずっと拘束されることになります。

    しかし、録画配信にして企業の採用ホームページで視聴できるようにすれば、人材の拘束時間を大幅に減らすことができます

    浮いた時間で、他の業務を手掛けることができますよ。

    地域を問わず、多くの求職者にリーチできる

    web説明会は、インターネット環境さえあれば場所を問わず参加できます。

    日本全国どこからでも、海外から参加することもできるので、対面開催よりも多くの求職者にリーチできるチャンスがあります

    移動・交通費も発生しないので、web開催は参加者にとって負担が少なく、嬉しい開催形式ですね。

    web説明会を開催するデメリットとは?

    web説明会はメリットだけではなく、デメリットもあります。

    1. 会社の雰囲気が伝わりにくい
    2. 参加者の反応が見えづらい
    3. 通信環境を整える必要がある

    それぞれ詳しく見ていきましょう。

    会社の雰囲気が伝わりにくい

    会社で直接開催する説明会では、求職者は他の参加者の様子や、社内の雰囲気から無意識に情報を得ています。

    誰しも、肌感で「ここは居心地が良さそうだな」「馬が合いそうな人たちだな」と感じ取ることがあるのではないでしょうか?

    しかし、web説明会で会社の雰囲気を伝えることは容易ではありません

    「思っていたのと違った…」というイメージギャップの発生は、企業と求職者の双方にとって不幸ですよね。

    こうしたことを防ぐために、事業所の様子を写真で紹介したり、実際に働いている社員たちを紹介したり、社内ツアーを動画で流すといった工夫をしてみましょう。

    参加者の反応が見えづらい

    求職者たちの顔が見える説明会では、相手の表情や反応を見ながら「ここは皆、興味がある情報なんだな」「今の箇所は少し分かりづらかったかな。言葉を変えてもう一度説明しよう」といった微調整をすることができます。

    その結果、説明会の満足度を上げることが可能なのですが、web説明会では相手の反応がなかなか見えません

    チャット機能を使ってリアルタイムで質問を投げかけてもらったり、アンケートを収集して次回以降の説明会をブラッシュして行くといった工夫が必要です。

    通信環境を整える必要がある

    特にライブ配信を行う際に注意が必要なこととして、通信環境が挙げられます。

    社内の通信環境が混雑していたり、主催者の自宅のインターネット環境が不安定だったりすると、開催中に切断してしまうリスクがありますよ。

    普段、業務中にwebツールの挙動が重くなることがある場合は要注意。

    なるべく社内の通信環境が混雑していない時間帯に配信したり、社内/自宅の通信環境を強化したりといった対応をしてください。

    セキュリティが不安なフリーWi-Fiは使用しない方が良いですね。

    web説明会を開催する際の注意点

    企業がweb説明会を開催する際の注意点をまとめました。

    1. ライブ配信と録画配信を使い分けよう
    2. 飽きさせない工夫をしよう
    3. ネクストアクションへ誘導しよう
    4. アクシデントに備えておこう

    ライブ配信と録画配信を使い分けよう

    ライブ配信と録画配信は、それぞれメリットとデメリットがあります。

    ライブ配信はリアルタイムで参加者とコミュニケーションを取ることができ、録画配信は社内の人材の拘束時間を削減することが可能です。

    両方の特徴を理解した上で、使い分けをしてくださいね。

    飽きさせない工夫をしよう

    画面越しのweb説明会は、対面式と比較して刺激が低いため、参加者の集中力も切れがちです。

    あまりに魅力がない説明をしてしまうと、参加者が途中離脱してしまう可能性もあります。

    話者を2人スタンバイさせて15〜20分程度で話者を交代したり、途中で動画を流したりして「同じ絵面」が続かないよう工夫すると、企業イメージアップ・参加者の満足度向上にも繋がりますよ。

    ネクストアクションへ誘導しよう

    web説明会の終盤に「参加者は、次はいつ・どのような方法で・何をするべきなのか」というネクストアクションの誘導をしてください。

    例えば履歴書をwebで提出する場合、そのリンクを案内しましょう。

    採用全体のプロセス(履歴書提出→グループ面談→個人面談など)とスケジュール感(それぞれ何月頃に予定しているのか、どのような形でお知らせが来るのか)をお伝えできると理想的ですね。

    アクシデントに備えておこう

    先ほど通信回線の話をしました。

    事前に通信条件を良くしたとしても、もしかしたら「たまたま悪天候で、web説明会の時間帯に何百人という営業メンバーが社内ネットワークにアクセスしており通信が混雑。web会議ツールの挙動がスムーズに行かない。時間通りに終わらないかもしれない」といった状況や、原因不明の通信切断が発生するかもしれません。

    こうしたアクシデントが発生しても対処できるよう、プログラムに少し余裕を持たせたり、別の手段で参加者とスムーズにやりとりできるようメールの準備等をしておくと安心です。

    まとめ:web説明会とは、効率的な採用方法のひとつ

    今回はweb説明会のメリット・デメリット、開催方法とステップをご紹介してきました。

    最後に、今回の記事をおさらいします。

    web説明会の開催方法は、以下の通りです。

    1. 配信方法とツールを決める
    2. web説明会エントリー用のページを作る
    3. web説明会のプログラム検討・資料作成
    4. 参加者に会議リンクを送信する
    5. web説明会を開催する
    6. アンケート確認・次回以降のブラッシュアップ

    企業がweb説明会を開催するメリットは4つあります。

    1. 会場コストを削減できる
    2. 当日の会場運営も不要
    3. 録画配信で人材の拘束時間を減らせる
    4. 地域を問わないので、多くの求職者にリーチできる

    web説明会はメリットだけではなく、デメリットもあります。

    1. 会社の雰囲気が伝わりにくい
    2. 参加者の反応が見えづらい
    3. 通信環境を整える必要がある

    工夫次第で、デメリットに対処することができますよ。

    web説明会を開催する際の注意点は、以下の通りです。

    1. ライブ配信と録画配信を使い分けよう
    2. 飽きさせない工夫をしよう
    3. ネクストアクションへ誘導しよう
    4. アクシデントに備えておこう

    いかがでしたでしょうか?

    web説明会は、採用活動を効率的に進められる魅力的な方法です。

    御社でもぜひ、積極的に導入を進めてみてはいかがでしょう。

    コロナに負けるな!企業のコロナ対策に有効なオンライン配信特集

    ライブ配信マニュアルを無料で公開中です!
    以下のバナーよりダウンロードいただけます。気になる方は、ぜひチェックしてくださいね。

     

    この記事の監修者

    戸山泰斗

    株式会社サムシングファン/マーケティング部 2019年より動画ディレクター、動画マーケターとして動画広告視聴率の伸長に貢献と実績を残し、その後サムシングファンのマーケティング部としてジョイン。現在はサムシングファンのSaaSシステム「DOOONUT」を開発から展開や提供までを一気通貫で実施。また動画施策プランナーとして動画活用提案なども行っている。

    ライブ配信マニュアル~配信方法から相場までを大公開~

    Related Articles

    関連記事

    資料をダウンロード
    24時間受付中!
    動画マーケティング分析ツールDOOONUT(ドーナツ) 動画クリエイター派遣 YouTubeチャンネルサムファン・動画活用を動画で解説 映像制作実績