「優れた社内マニュアルがあれば、社内教育や引き継ぎがスムーズにできる」とよくいわれます。
とはいえ「優れた社内マニュアルってどう作ればいいの？」と、疑問に感じる方も多いでしょう。
そこでこの記事では、社内マニュアルを作成するときのデザインのコツを解説します。
マニュアル作成におすすめのツールも紹介するので、ぜひご一読ください。
目次
伝わりやすい社内マニュアルのデザインは視認性が高い
伝わりやすい社内マニュアルとは、視認性の高いマニュアルのことです。
例えば、文字ばかりのマニュアルだと、読むのが負担に感じてしまいますよね。
しかし、「図表や画像を用いる」「シンプルなデザインにする」など一目見てわかる工夫が施されていると、読み手の負担を軽減することが可能です。
その結果、読みやすいマニュアルとなり、読み手の理解も促進されます。
社内マニュアルのデザインのコツ
社内マニュアルのデザインのコツは以下の通りです。
- 余白を活用してレイアウトを整える
- フォントに関するルールを決める
- 図表や画像を活用する
- 関連情報をまとめる
それぞれについて、詳しく解説します。
余白を活用してレイアウトを整える
読みやすいレイアウトにするには、余白を意識するのがポイントです。
文字が詰め込まれたマニュアルは読みにくく、情報が伝わりません。
そのため、入れたい情報を無理矢理詰め込むのはやめて、シンプルなマニュアルを心がけましょう。
どうしても情報が多くなる場合は、ページ数を増やすのがおすすめです。
余白には読み手を情報に注目させたり、内容の区切りを明確にしたりして、視認性を高める効果があります。
無駄な余白は逆効果ですが、適切に余白を使えば、読みやすいデザインに仕上がります。
フォントに関するルールを決める
重要なポイントはフォントサイズや色を変えて強調すると、読み手に伝わりやすくなります。
装飾のある文字は他に比べて目立つので、一目見て「重要な部分だ」とわかるからです。
しかし、装飾ルールがバラバラだと、かえって読み手が混乱してしまいます。
そのため、以下の点を意識してください。
- 装飾の際のフォントサイズ・色についてルールを決める
- フォントの種類は統一する
- 伝えたい部分に絞って装飾を施す
フォントの種類は読みやすいものを選ぶのが基本です。
ただし、文字化けのおそれがあるため、認知度が低いフォントや閲覧環境に依存するフォントは使わないようにしましょう。
図表や画像を活用する
見やすいマニュアルには、図表や画像が欠かせません。
図表や画像は読み手の理解を促し、情報を正確に伝えてくれます。
そのため、業務フローが複雑な場合や文章だけでは伝えにくい内容は、積極的に図表や画像を使うのがおすすめです。
図表や画像を複数載せる場合、以下のポイントを意識すると視認性が高くなります。
- 端を揃える
- 余白を揃える
- 大きさを揃える
ただし、1ページに図表や画像を盛り込みすぎると、かえって見にくくなるので注意してください。
関連情報をまとめる
関連する情報はできるだけまとめておきましょう。
情報がバラバラに配置されていると作業中にページを行ったり来たりする必要があり、読み手がストレスを感じてしまいます。
情報の種類ごとにまとめ、視覚的に「関連した情報である」とわかるデザインにしておきましょう。
社内マニュアルの作成手順
伝わりやすい社内マニュアルを作るには、正しい手順で作業を進めることも重要です。
社内マニュアルの作成手順は以下の通りです。
- マニュアル作成の目的を決める
- 作成スケジュールを決める
- 情報を整理する
- 構成を作る
- マニュアルを作成する
- 共有して現場のフィードバックをもらう
それぞれについて、詳しく解説します。
マニュアル作成の目的を決める
社内マニュアルを作る前に、何のためにマニュアルを作るか、目的を決めておきましょう。
目的が明確であると、読み手のレベルに合わせて必要な情報を記載できます。
例えば、「社外ライター向けにSEOコンテンツの制作フローを共有する」「新入社員向けに営業のコツを伝授する」など、さまざまな目的が考えられます。
以下のポイントを意識して、最初にマニュアル作成の目的を決めましょう。
- 誰へ
- 何のために
- どの程度の情報量で
作成スケジュールを決める
目的が決まったら、次にスケジュールを決めましょう。
スケジュールが決まっていないと、マニュアル作成が後回しになったり、こだわりすぎて他の業務が進まなかったりしてしまいます。
一方で、スケジュールが決まっていると、期日から逆算して作業スケジュールを立てやすくなります。
マニュアル作成に割ける時間やキャパシティは従業員によって異なるので、余裕を持って取り組みましょう。
情報を整理する
次に、マニュアルに載せる情報を整理しましょう。
読み手をイメージしながら、情報を精査するのがおすすめです。
構成を作る
情報を整理できたら、すぐにマニュアル作成に移らず、骨格となる構成や見出しを作りましょう。
構成をしっかり組み立てておけば、一貫性のある見やすいマニュアルに仕上がります。
作成の手順は以下の通りです。
- 目的を踏まえてマニュアルの全体像をイメージする
- 大まかな見出しを作る
- 各大見出しの中に必要な情報の小見出しを作る
構成を作る作業は、全体の内容を決める重要なプロセスです。
1人で進めるより、複数の従業員に関わってもらいながら進めるのがおすすめです。
マニュアルを作成する
構成ができたら、いよいよマニュアル作成に移ります。
読み手に伝わりやすいマニュアルになるように、デザインのポイントを意識してくださいね。
共有して現場のフィードバックをもらう
マニュアルがある程度完成したら、まず現場に共有してフィードバックをもらいましょう。
運用する前に現場の声を聞くことで、視認性や情報の記載漏れなどを確認できます。
必要であれば数回にわたってフィードバックを受けてから、運用を始めましょう。
伝わりやすい社内マニュアルを作る時の注意点
社内マニュアルを作るときは、以下の点に注意してください。
- デザインにこだわりすぎない
- 完璧を求めない
- 読みやすい文章を意識する
- 心理的負担をなくす工夫をする
- 情報を検索しやすくする
それぞれについて、詳しく解説します。
デザインにこだわりすぎない
デザインは、あくまで「伝わりやすくするための要素」です。
こだわりすぎて内容がおろそかになったり、作成に時間がかかりすぎていては本末転倒です。
奇抜なデザインや芸術的なデザインのマニュアルを作る必要はありません。
見やすくわかりやすいマニュアルにするためにも、シンプルなデザインを意識しましょう。
完璧を求めない
最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。
いきなり完璧を目指すと作成者の大きな負担になるからです。
また、作成が遅れたり、他の業務が滞ったりしてしまうと、社内に悪影響が出てしまいます。
社内マニュアルは、更新を前提として作ることがポイントです。
まずは最低限の情報を記載し、必要となったら情報をアップデートしていきましょう。
「最初は60%を目指し、次第に100%に近づける」と意識するのがおすすめです。
読みやすい文章を意識する
読みにくい文章や違和感のある文章だと、読み手に理解されません。
以下のポイントを意識して、読みやすい文章を心がけましょう。
- 表現を統一する
- 主語や述語を適切に使う
- 「ですます調」か「である調」で統一する
心理的負担をなくす工夫をする
マニュアルを見ながら初めての業務に取り組むときは、誰しもプレッシャーを感じるでしょう。
そのため、読み手の心理的な負担を軽減するテクニックを使うのがおすすめです。
緊張を解し、理解を促進できます。
例えば、以下のような工夫があります。
- 注目してほしい情報にアイコンを付ける
- 読み手の立場に立った短いメッセージを入れる
マニュアル作成者としても、淡々とした作成作業の中で楽しみを見出せるポイントです。
情報を検索しやすくする
社内マニュアルを継続的に使うには、目的の情報にアクセスしやすくしておくことが重要です。
目的の情報が探しにくいマニュアルは従業員のストレスになるだけでなく、ミスにもつながります。
以下の点を意識して、目的の情報を検索しやすくしておきましょう。
- 目次を付ける
- 重要な情報は太字や装飾で目立たせる
- 検索機能が備わったマニュアルツールを使う
なお、社内マニュアルにおすすめのツールは、以下の記事で紹介しています。
ぜひ参考にしてください。
関連記事：社内マニュアル作成におすすめのツール12選！無料のものも紹介！
社内マニュアルに動画を活用するのもおすすめ
社内マニュアルには、動画を活用するのもおすすめです。
動画の特徴は、文章で伝える場合と比較すると、圧倒的な情報伝達量を誇ることです。
アメリカの調査会社、Forrester Research社のJames L. McQuivey博士によると、1分の動画は単語180万語に匹敵するといわれています。
これは、一般的なWebページ3,600ページ分の情報量です。
そのため、社内マニュアルに動画を活用すると、見る人に情報を伝えやすいというメリットがあります。
とはいえ「社内に動画制作のノウハウがない」と感じた方もいるでしょう。
そこでおすすめなのが、動画制作のBPO（Business Process Outsourcing）に依頼することです。
BPOとは、アウトソーシングの一種です。
外注先の自由度が高いことが特徴で、業務の企画から実行までを一括で委託できます。
メリットは、専門性の高いサービスを受けられることです。
動画制作のBPOもあるので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
関連記事：BPOとは？意味やメリットから導入のポイントや注意点まで徹底解説
まとめ：見やすいデザインの社内マニュアルを作ろう
社内マニュアルのデザインのコツについて解説しました。
最後にもう一度、デザインのコツをまとめておきますね。
- 余白を活用してレイアウトを整える
- フォントに関するルールを決める
- 図表や画像を活用する
- 関連情報をまとめる
見やすいデザインの社内マニュアルが作れると、社内教育や引き継ぎがスムーズにでき、業務の効率化につながります。
ぜひ今回紹介した内容を実践して、社内マニュアルをアップデートしてくださいね。
なお、動画で社内マニュアルを作成するのもおすすめです。
弊社サムシングファンでは、動画制作のBPOサービス「DOOONUT」を提供しています。
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