最近、ビジネスにおいてBPOという言葉をよく耳にしませんか？
何となくの意味はわかっていても、あらためて「BPOとは何か」と考えると明確には答えられない人も多いでしょう。
そこでこの記事ではBPOとは何かについて、似た用語との違いや業務例を交えながら、わかりやすく解説します。
この記事を読めばBPOの意味を理解するのはもちろん、BPOのメリット・デメリット、導入時のポイントまで体系的に理解できるでしょう。
目次
BPO(Business Process Outsourcing)の意味とは
まずはBPOの意味や、一般的なアウトソーシングとの違いを押さえましょう。
BPOとは簡単にいうと業務の一括委託
BPOとはアウトソーシングの一種で、外部委託先の自由度が高く、対象となる業務範囲が広いのが特徴です。
BPOでは、企業活動の特定の業務について、企画や設計、実行から分析・改善までを一括して外部委託します。
企業によっては、総務や経理、人事など、部署単位での業務を丸ごと委託することも。
外部委託先はその業務の専門家として、業務遂行だけでなく、フローの見直しや課題の抽出、改善策の実施までも託されることになります。
BPOは単に人手不足を補うためだけの外部委託ではありません。
特定の分野において自社よりも専門性の高い外部に委託することで、自社の業務改善や効率化を図れるのです。
BPOとアウトソーシングとの違い
BPOと混同されやすいのが、アウトソーシングです。
BPOも確かにアウトソーシングの一種ではあるのですが、一般的にアウトソーシングと呼ばれる言葉の意味とは少し異なります。
一般的なアウトソーシングは、人手不足や繁忙期などに、自社業務の一部を切り出して外部に委託することです。
アウトソーシングの目的は、あくまで人手不足の解消やリソースの確保に留まります。
外部委託先に、業務改善や業務効率化などは託されていません。
BPOとアウトソーシングの違いについては、下記記事で詳しく解説しています。
＞＞＞BPOとアウトソーシングの違いとは？メリットや事例も解説！
BPOとBPRとの違い
BPOと混同されやすいものに、BPRもあります。
BPRとは「ビジネス・プロセス・リエンジニアリング」の略です。
BPOは業務改善を目的としているのに対し、BPRは業務改革を目的としています。
BPOとBPRの違いについては、下記記事で詳しく解説しています。
＞＞＞BPOとBPRの違いは？メリット・デメリットやRPAとの違いも解説！
BPOの対象となる業務例
- コア業務…直接的な利益を生む業務
- ノンコア業務…売り上げに直結しない業務
BPOの対象となるノンコア業務の例を紹介します。
- 総務…備品管理・書類管理・電話やメール対応・オフィス移転の手配
- 経理…請求や支払業務・予算管理・決算業務・収益管理
- 人事…給与計算・社会保険や福利厚生の手続き・採用活動・マイナンバー管理
- マーケティング…顧客管理・市場調査・コンテンツ制作などのプロモーション
上記の業務は、どんな業界の企業であっても必要な業務ですよね。
このように「自社のコア業務ではないが必須な業務」はBPOとして外部委託し、専門家の力を借りるのも有効でしょう。
ただし「これらの業務しかBPOできない」という意味ではありません。
業務の特性上、BPOの対象となりやすい業務の代表例とお考え下さい。
BPOが拡大している背景
IT専門調査会社 IDC Japan 株式会社によると、国内BPO市場の現状と予測は下記の通りです。
- 2021年 8856億円
- 2026年 1兆717億円（予測）
出典：IDC Japan
BPO導入が拡大している背景としては、人材を最大限に活用しようという動向が挙げられます。
人口の減少が予測される日本において、効率化や生産性を高めることは今まで以上に重要になってきました。
自社社員はできるだけ、売り上げに直接関わるコア業務に専念させたいですよね。
そこでBPOを活用して、例えば総務や経理などの「コア業務ではないが必須な業務」を専門性の高い外部業者へ委託するのです。
その結果、委託した業務の効率化だけでなく、自社社員はコア業務に注力できるようになり、会社全体の業務効率を効果的に向上させることができます。
BPOは、単なるアウトソーシングのひとつではなく、経営戦略として注目されています。
BPOのメリット
BPOを導入する主なメリットは下記の通りです。
- コア業務に集中できる
- コストを削減できる
- 業務を効率化できる
- 専門業者のスキルを活用できる
それぞれ詳しく解説します。
コア業務に集中できる
BPOを利用することで、自社のコア業務にリソースを集中できます。
BPO利用前にはノンコア業務に充てなければならなかったリソースを、コア業務に回せます。
すなわち、売り上げアップに直結するコア業務に注力できるのです。
結果として、より優れた業務品質を実現し、顧客への提供価値を高められるでしょう。
コストを削減できる
従来、ノンコア業務にあてていた自社社員の人件費は、業務の過多に関わらず固定費として発生していました。
しかし業務量に応じてBPOを利用すれば、ノンコア業務の人件費を変動費化できます。
固定費から変動費に転化できるので、結果的にコスト削減も期待できるでしょう。
業務を効率化できる
業務を効率化したいけどうまくいかないという企業の中には、
- 部署間の連携がうまく取れず重複した業務を行っている
- 同じ内容を複数の書類に記載しなければならない
- 何のためかわからない業務ルールがある
…といった非効率な業務も多いのではないでしょうか。
改善しようとしても、慣例として定着していたり、しがらみのせいで上手く改善を進められなかったりしますよね。
BPOを利用すれば、第三者の立場から、フローを見直したりボトルネックを抽出したりして、業務効率化に向けた改善を進めやすくなります。
専門業者のスキルを活用できる
BPOを提供している業者は、委託業務に関して高い専門性を持っています。
自社にはないスキルやノウハウを活用できるのです。
例えば、税金や会計といった分野は規制変更や法改正が行われ、ますます複雑化しています。
いつどのような変更が行われ、自社はどのような対策をしなければならないのか、といった情報のキャッチアップも大変ですよね。
そこでBPOを利用しその分野に精通した専門業者に依頼すれば安心です。
BPOのデメリット
BPOを導入する主なデメリットは下記の通りです。
- BPO導入前の準備が必要
- BPO中の業務進捗や現状把握が難しい
- BPOを解消した場合、再び内製化する負担がかかる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
BPO導入前の準備が必要
BPOを導入するにあたって、事前準備が必要です。
従来自社で行っていた業務を外部に委託するため、相応の期間やコストがかかります。
できるだけ迅速に導入するためには、自社の業務担当者の積極的な協力を得ることや、委託先との綿密な打合せが欠かせません。
BPO中の業務進捗や現状把握が難しい
BPO利用中は自社で行っていた時よりも、業務進捗や現状把握が難しく感じられるでしょう。
毎日あるいは毎週報告してもらう、共有ファイルに進捗を記入してもらう…といった進捗管理のルールをあらかじめ決めておくことをおすすめします。
BPOを解消した場合、再び内製化する負担がかかる
BPOで思っていた効果を得られなかったという場合は、BPOを解消することもあるかもしれません。
その場合はもう一度内製化する必要がありますが、タイミングによっては必要な人材やリソースの確保に難航するなど想定外の負担がかかります。
BPO導入のポイント
BPOを効率的に利用するために、導入する際のポイントを押さえましょう。
自社の業務プロセスを棚卸しする
まずは自社の業務プロセスを棚卸ししましょう。
具体的には、自社で行っている業務を洗い出して整理することです。
棚卸しすることで、自社の現状を可視化できます。
気づかなかった問題点が見つかったり、改善点の優先順位を把握できたりと、効果的なBPO利用に向けて動き出せるのです。
BPOすべき業務を見極める
業務を棚卸しした上で、BPOに委託する業務を見極めましょう。
まずは、売り上げに直結するコア業務かどうかで考えます。
基本的には、コア業務は自社で行い、非コア業務をBPOとして利用します。
ただし、非コア業務であっても自社の強みならば、自社で行うことがあります。
さらに、どこまで委託するのか、委託する業務範囲を細かく明確にしておきましょう。
BPOを依頼する業者選びの注意点
業者選びで注意してほしい点を解説します。
実績豊富か
過去の実績は業者選びの有効な指標となるので、必ず確認しましょう。
実績を確認する際には、下記のポイントを自社が依頼したい内容と照らし合わせてみてください。
- 業務内容や業務量
- 規模感
- 期間
- 品質や成果
これらのポイントが自社が依頼したい内容と同程度であるか、確認しておきましょう。
品質や成果など見えづらいポイントについては、見積もり時の対応が迅速か丁寧かなどをみて推測・判断するのも手段のひとつです。
セキュリティ体制は十分か
BPOでは、顧客情報や従業員の情報、会計情報などの機密情報を扱うこともあるので、セキュリティ体制はとても重要です。
情報漏洩が起こった場合、自社だけでなく、お客様にまで被害が広がってしまいます。
信用を失い、会社存続の危機にも繋がりかねません。
セキュリティ体制については、業者がプライバシーマークやISMS認証を取得しているか確認しましょう。
業務範囲の拡大は可能か
BPO導入後に徐々に業務範囲を拡大するケースも多く見られます。
この時、業務範囲の拡大に対応できない業者もあります。
将来的にどこまで委託したいのかを踏まえて、対応可能な業者を選びましょう。
委託後も定期的に効果をモニタリング評価する
BPOは導入して終わりではありません。
導入の目的に応じたKPIを設定するなどして、BPO導入の成果があったかどうか定量的に評価する仕組みが必要です。
さらに、委託先とのコミュニケーションを取り、業務改善や提案を行いながら、ビジネスパートナーとしての関係性も深めていきましょう。
まとめ：BPOを上手にビジネスに活用しよう
人手不足の解消やリソースの確保を目的とした一般的なアウトソーシングとは異なり、BPOは業務遂行だけでなく、自社の業務改善や効率化を目的としています。
自社の価値を高めるための戦略のひとつとして捉えられているのです。
このBPOを上手にビジネスに活用しない手はありません。
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