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ウェビナー企画のポイント「5W2H」について徹底解説!

オンラインの普及に伴い、ウェビナーを開催する企業が増えています
会社でウェビナーをすることになった、またはすでに開催している方も多いでしょう。

そこでみなさんに質問です。
ウェビナーの集客や、参加者の満足度を向上させるためのコツを知っていますか?

実はウェビナーは「5W2H」のフレームワークを用いて企画することで、その質を上げることができます
この記事では、そんなウェビナー企画の際のフレームワークについて解説します。

これからウェビナーを開催する方、ウェビナーの質をもっと上げたい方はぜひご一読を。

ウェビナー企画のポイント「5W2H」とは?

ウェビナーを企画するときは「5W2H」のフレームワークを意識することが大切です。
5W2Hとは以下の7つです。

  • Why
  • Who
  • What
  • Where
  • When
  • How
  • How much

これらは、企業がマーケティング活動を目的にウェビナーを開催するときに重視すべきポイントとされています。
1つずつ順番に解説していきますね。 

Why:目的とKPIを決める

まずは「Why(なぜウェビナーを開催するのか)」を考え、ウェビナーのKPIを設定しましょう。
KPIとは、目標の達成度合を計測する指標です。

最近はウェビナーの開催が増えているため、ただ開催するだけだと埋もれてしまいます。
ウェビナーを開催し、フィードバックして次につなげるためにも、次に紹介する3つのKPIを設定しましょう。

ウェビナーのKPI①見込み客数

ウェビナーの参加者は自社の製品やサービスに関心を持っているので、将来的に顧客になる可能性があります。

つまり、会社にとっての見込み客です。
見込み客数を把握することで、ウェビナーで紹介する商品やサービスがどの程度関心を集めるのか、知ることができます。

セミナー終了後に営業をかけるためにも、申し込みのときに名前やメールアドレスを記入してもらいましょう。 

ウェビナーのKPI②視聴者数

視聴者数は、ウェビナーの集客がどの程度成功したかを可視化できる指標です。
ブランディングが目的の場合は、必ずKPIに設定しましょう。

注意点は、Web会議システムによって取得できる情報がさまざまであることです。
現在の視聴者数がわかるものもあれば、総再生時間や最大同時接続数がわかるものなど、システムによって変わります。

「どんな数値で参加者を算出したいか」を考えて、使用するWeb会議システムを選びましょう。

Web会議システムについては、こちらの記事をご覧ください。

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ウェビナーのKPI③参加者の評価・満足度

営業目的でウェビナーを開催するときは、参加者の評価・満足度を計測しましょう。

次回以降のウェビナーに向けたフィードバックになるだけでなく、今後の営業活動で重視するポイントも明らかになるからです。

Web会議システムのアンケート機能を利用したり、ウェビナーの最後にチャットでアンケートのリンクを送ったりして、確実に回答してもらいましょう。

Who:ターゲットを明確にする

オフラインセミナーを同様に、参加者を絞ることもウェビナーを企画するうえで重要です。
どんな方に参加してほしいか、どんな方に商品やサービスを届けたいかを考えましょう。

課題を明確にしてテーマをしぼる

まずはウェビナーに参加することでどんな課題が解決できるのか、明確にしておきましょう。

視聴者の多くは「ウェビナーで紹介される商品・サービスで、今抱えている課題を解決したい」と思って参加します。
そのため、課題が曖昧なままだと抽象的な企画になってしまい、視聴者の満足度を上げられません。

まずはどのような課題を持つ方を対象にするのか、じっくり考えましょう。

視聴環境の違いに注意する

オフラインセミナーと違い、ウェビナーは視聴する環境が視聴者ごとに違います。
例えば以下のような場合があります。

  • 自宅から視聴する
  • オフィスから視聴する
  • 移動中の電車内で視聴する

また、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、視聴する機器もさまざま
そのため、ウェビナーを企画するときは、視聴環境の違いを考えて、視聴者に負荷がかからないコンテンツ作りが重要です。

時間を区切ってメリハリをつける、スマホでも見やすい文字の大きさにするなど、視聴環境を考えた工夫をしましょう。
前もって機器による見え方を確認しておくといいですね。 

ウェビナーの特性を生かしたコンテンツ作り

次に、ウェビナーのコンテンツを考えます。
オンラインであることの特性を生かすことがポイントです。 

ウェビナーの特性場所や時間にとらわれない

ウェビナーの最大の特徴は場所にとらわれないことです。
ネット環境さえあれば、どこからでも参加できます。

さらに、ライブ配信は時間が決まっていますが、収録した動画を視聴する場合は時間の制限もなくなります。
好きな場所で好きな時間に見られるようにすることで、視聴者も集中して視聴できます。

ウェビナーを企画するときは、この場所や時間にとらわれないという特性を存分に生かしましょう。

ウェビナーの特性双方向性を持たせられる

ウェビナーはチャット機能やアンケート機能を使うことで、双方向性を持たせられます。
一方的に聞くだけだと視聴者の集中が途切れ、離席や途中退出につながります。

チャットで随時質問を受け付ける、途中でアンケートを挟んでそこから話を広げるなどして、視聴者の興味関心を引き立てましょう。

ェビナーの特性アーカイブできる

ウェビナーはアーカイブして二次利用することができます。
例えば、以下のような利用ができます。

  • 自社のホームページに掲載する
  • 取引先への営業に使う
  • シリーズ化してランディングページを作る

ぜひウェビナーの動画コンテンツを資産化して、マーケティング施策に生かしてください。
そのためにも、録音・録画できるWeb会議システムを選びましょう。

Where:撮影・配信する場所を決める

ウェビナーでは当日の会場をおさえる必要はありませんが、配信・撮影する場所を選ぶ必要があります。
これはライブ配信でもオンデマンド配信でも同様です。

2つのパターンがあるので解説します。

参加者全員がオンラインで参加する

1つ目は、参加者全員が別々の場所からオンラインで参加する方法です。

この場合、各場所で良好なネット環境と撮影機材が必要です。
特にネット環境は音質や画質に影響し、ウェビナーの評価に大きくつながります。

参加者全員で事前にチェックして、支障がないようにしておきましょう。

また、配信トラブルの際のリカバリー策の準備も大切です。
万が一配信トラブルがあったときのために、参加者への連絡手段や復旧に向けた対応を確認しておきましょう。

参加者全員が撮影場所に集合する

2つ目は参加者全員が撮影場所に集合する方法です。
パネルディスカッションで多く見られます。

この方法のメリットは、ネット環境により画質・音質のばらつきを減らせることです。
また、スタッフが一堂に会しているため、熱量が視聴者に伝わりやすいこともポイントです。

ただし、以下に挙げる新型コロナウイルスの感染対策は入念に行いましょう。

  • 登壇者のマスク着用
  • 登壇者同士のソーシャルディスタンスを確保する
  • 登壇者の席の間にパーテーションを設置して、飛沫感染を予防する
  • 登壇者がスタジオに入退室するとき、手指の消毒を徹底する

When:開催する時間帯と告知のタイミングを考える

ウェビナーを視聴しやすい時間帯はオフラインセミナーと異なります。
また、告知のタイミングとその後のアクションも重要です。

ターゲットが参加しやすい時間帯に開催する

ウェビナーをライブ配信で開催する場合は、ターゲットが参加しやすい時間帯に設定しましょう。
ターゲット層によって参加しやすい時間帯は変わりますが、一般的に以下の性質を意識しましょう。

  • 9〜11時:オフィス参加の場合、朝礼や朝会とかぶる
  • 12〜13時:自宅やオフィスでランチを食べながら視聴しやすい
  • 11〜12時、13〜17時:ほかの仕事があるが、視聴環境は確保しやすい
  • 18〜20時:自宅で視聴する場合、家族との夕食の時間とかぶる
  • 21時以降:家族がいる場合でも時間がとりやすい

早めに告知し、継続的な情報発信を心がける

ウェビナーの告知もオフラインセミナー同様、開催日の1ヶ月半前には告知を始めましょう。
例えば以下のような告知方法があります。

  • イベントページやランディングページの開設
  • SNSアカウントの立ち上げ
  • インターネット広告

ここで重要なのは、継続的な情報発信です。

最近はウェビナーが多発しているため、よほど興味深い内容でないと、すぐに申し込んでくれません。
参加者の多くは開催直前に申し込む傾向があるので、忘れられないためにも、継続的に発信することが大切です。 

How:視聴者により集中してもらうために工夫する

ウェビナーはオフラインセミナーに比べて登壇者と視聴者の距離感が近く、視聴者はずっと画面を見ています。
しかし視聴者の集中を維持する工夫をしなければ、離席や途中退出につながってしまいます。

ここで紹介する4つのポイントを意識して、視聴者を飽きさせない工夫をしましょう。

コンテンツは短くにまとめる

ウェビナーでは、1つのコンテンツは短くまとめましょう。
具体的にいうと、15分から20分です。

短い時間でわかりやすく伝えることで、視聴者の集中が途切れにくくなります。
また、視聴機器の違いによる負担軽減にもなります。

オンデマンド配信の場合は、長い内容を複数回に分けるのもおすすめです。

画質・音質・ネット環境に細心の注意を払う

ネット環境が不安定で画質や音質が悪いウェビナーは、視聴者の離脱率が高くなる傾向があります。
映像がカクカクすると、見ている方は不快な気分になりますからね。

準備の段階で、ネット環境を入念にチェックしておきましょう。

見やすいスライドを使う

リアルの場で使うスライドではなく、ウェビナーでも見やすいスライドを使いましょう。

先ほども紹介しましたが、PC、スマートフォン、タブレットなど、視聴環境はさまざまです。
画面の小さなスマートフォンでも見やすいように、文字や画像の大きさに気を遣ったスライドを準備しておきましょう。

双方向性を生む工夫をする

4つ目のポイントは、視聴者も参加できる双方向性のあるコンテンツを用意することです。
聞いているだけだと集中力が途切れて、離席や途中退出につながります。

アンケートや質疑応答、クイズなどを導入して、視聴者も気軽に参加できる工夫をしておきましょう。

How much:ウェビナーに必要な予算を見積もる

最後に、ウェビナーに必要な予算を見積もりましょう。
開催費用に大きく影響するのは以下の3つです。

  • Web会議システムの導入日
  • スタジオのレンタル費
  • 広告宣伝費

ウェビナーはオフラインセミナーに比べて予算を抑えられますが、撮影機材や場所など、細部へのこだわりによって費用感が変わってきます。

予算に合わせて優先順位を付けて、身の丈にあったウェビナーを開催しましょう。

5W2Hのフレームワークで、魅力的なウェビナーを企画しよう

今回はウェビナーを企画する際のポイントである「5W2H」について解説しました。
以下に要点をまとめておきます。

  • Why:目的を決めてKPIを設定する
  • Who:課題や視聴環境を意識しながらターゲットを明確にする
  • What:場所が自由、アーカイブできるなどのウェビナーの特性を生かしたコンテンツ作り
  • Where:ウェビナーを配信・撮影する場所を決める
  • When:ターゲットに合った開催時間と早くて継続的な告知
  • How:時間配分や双方向性のあるコンテンツなど、視聴者が集中できる工夫をする
  • How much:優先順位を付けて、身の丈にあった予算を見積もる

5W2Hのフレームワークを意識することで、視聴者にとって魅力的なウェビナーを企画することができます。
この手法を繰り返して、ウェビナーの質をどんどん高めてくださいね。

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