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企業がWebで採用活動を行う方法は?成功のポイントも解説

企業活動の中で「採用」は最も大切な分野の1つです。

昨今の新型コロナウイルスの影響を受けても、新卒の採用活動を遅らせる企業はほとんどありません。

しかしながら、リクナビやマイナビなどの合同企業説明会や、中途採用のイベントは軒並み中止となりました。

そこで注目を浴びているのが「Web採用」です。

インターネット環境があればリモートワーク先や自宅からでも面接ができるため、多くの企業で導入を急いでいます。

このページでは、これからWeb採用を進めていこうという企業に向けて、 Web 採用を行う方法や成功のポイント、注意点などを解説していきます。

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Web採用が進んでいる背景

今後さらに一般的になっていくであろう「Web採用」ですが、なぜ近年になって急速に進んでいるのでしょうか。

それはインターネットの普及と新型コロナウイルスが関係しています。

インターネットの普及

以前は、実際に企業に足を運んで説明会に行ったり、先輩社員に会って話を聞くのが一般的でした。

地方の学生は、首都圏の企業に就職したい場合は面接のたびに長距離移動をする必要がありました。

しかし今は1人1台スマートフォンを持っているのが当たり前の時代です。

昨今ではWeb採用の普及により、企業説明会や面接で長距離移動する必要がなくなったため、これまで以上に多くの求職者が気軽に採用活動にエントリーできるようになりました。

これは企業にとってもWeb採用を行うことで、地方の優秀な人材を獲得できるという大きなメリットの1つになっています。

新型コロナウイルスによる「巣ごもり化」

これまでは、Web 採用は便利だからという理由で、主に大企業を中心に使われてきました。

しかし新型コロナウイルスの影響により、昨今では中小企業でもWeb 面接を導入せざるを得ない状況になっています。

人と人との接触が制限されているため、企業は対面形式での企業説明会や面接を、これまでのように行うことができません。

Web採用は、新型コロナウイルスの感染拡大状況に左右されずに採用活動を進められる、唯一の手段なのです。

一般的なWeb採用の流れとは?

一般的なWeb採用の流れは、以下の通りです。

  1. 採用ページを作成する
  2. 募集を呼びかける
  3. Web説明会を開催する
  4. Webテスト・適性検査を行う
  5. Web面談を行う
  6. オンラインか対面で最終面接を行う

企業によって異なる点も多々あるため、あくまで参考にしていただけたら幸いです。

ひとつずつ、詳しく解説しますね。

採用ページを作成する

まず、採用ページを作成する必要があります。

採用ページは企業の魅力を発信するだけでなく、今後の採用活動の基盤となります。

今後実施するオンライン説明会では対象者を限定して招待する必要がありますし、Web面談は特定の人物だけに参加してもらう必要がありますよね。

これを実現するためには、採用ページで事前エントリーをかけ、求職者の個人情報を収集・管理する必要があります。

今では、採用ページを低価格でスムーズに作成できるパッケージサービスもありますよ。

エントリーした求職者の個人情報をDBで管理できる機能、対象者にメールを配信できる機能が付いているがどうかもチェックしてください。

個人情報の取り扱いは、国のガイドラインに基づき慎重に検討してくださいね。

>>総務省「個人情報取扱事業者の責務」

募集を呼びかける

採用ページをリリースしただけでは、よほどネームバリューが強い企業でない限り、求職者のエントリーが集まりません。

求職者のエントリーを集めるには、以下のような方法があります。

  • ハローワークに登録する
  • 就職サイトに企業情報を掲載する
  • 就職サイトが主催するWeb合同説明会に登壇する
  • 技術職や専門職の場合、学校に推薦を依頼/募集要項を掲示させてもらう

募集をかけるルートによって、求職者の質が異なるので「自社にぴったりの人材を発掘するためには、どのルートが最適か」を検討した上で募集をかけましょう。

Web説明会を開催する

オンライン説明会は、企業と求職者が最初に接点を持つポイントです。

リアルタイムで開催したい場合は、ウェビナーツールを使って大勢の求職者に説明会を開催することができます。

社内人材の拘束時間を極力減らしたい場合は、録画配信型にして求職者にメールでURLを配信・試聴してもらうことも可能ですよ。

Web説明会の開催方法や、ツールについて詳細を知りたい方は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

Webテスト・適性検査を行う

次に、パソコンからSPIなどのWebテストや適性検査を受けてもらいます

Web採用でも対面形式の採用であっても、本段階はオンラインで行うことが一般的ですね。

これにより、全員と面接をして合否を判断する必要がなくなり、求職者を能力で絞り込むことが可能です。

Web面接を行う

Webで面接を行ない、求職者が企業にふさわしい人材かをチェックしましょう。

多くの企業がWeb会議ツールを使って実施しています。

対象者には、メールで事前に日時と会議URLを案内しておく必要があります。

面接時間は30分から1時間で、対面での面接と同様の流れで進めて問題ありません。

企業によって方針は異なりますが、一般的に1~3回ほどオンラインでの面接を行い、辞退者も見込んで、求職者を募集人数より少し多めの人数まで絞り込みます。

面接の合否は、不合格の場合はメールで連絡し、合格者には途中離脱を防ぐため電話で行うケースが多いですね。

オンラインか対面で最終面接を行う

会社説明会から最終面接までを、全てオンラインで行う企業はまだ少ないようです。

会社と求職者がお互い顔を合わせることで、オンラインでは伝わらない会社の雰囲気や、求職者の人となりを判断するためだと考えられます。

採用を決定したら、電話できちんと伝えてからメールを送りましょう。

内定辞退を防ぐためには「企業としてあなたを必要としているから採用したのだ」という熱い思いが伝わる、丁寧なコミュニケーションが必要です。

Web採用を成功させるポイント

Web採用を成功させるには、どのような工夫をしたら良いでしょうか?

例えば、こんなアイデアがあります。

  1. PR動画を活用する
  2. 採用ページのデザインを戦略的に検討する
  3. 採用キャッチコピーを作る
  4. カジュアルなコミュニケーションの場を設ける
  5. 採用後のフォローを行う

ひとつずつ、ポイントを解説して行きますね。

PR動画を活用する

企業PR動画は、とても有効な採用ツールです。

採用ページの文字情報だけでは伝えきれない、企業や社員の雰囲気なども動画を通して伝えることができるからです。

採用ページのトップにPR動画を掲載しておくと、求職者は短時間で企業概要を理解することができます。

企業紹介動画のクオリティが高ければ、企業に対するイメージも良くなるでしょう。

弊社サムシングファンは、動画マーケティングを強みとする動画制作会社です。

企業PR動画の制作・活用方法について、ぜひご相談ください。

採用ページのデザインを戦略的に検討する

採用ページは、求職者にとって言わば「その会社の顔」です。

採用ページのテーマカラーやフォントひとつ取っても、その会社のイメージを左右します。

採用ページを作る前に、大手企業や同業他社の採用ページをチェックしてみてください。

「どのようなデザインなら『自社らしさ』が伝わるか」「他社と、どのように差別化を図るか」という観点で検討すると、採用活動にもプラスの効果が得られるかもしれません。

採用キャッチコピーを作る

他社の採用ページを見ると、多くの企業で採用向けのキャッチコピーを設けていることに気づくと思います。

採用キャッチコピーは、企業理念や採用への意気込みを一瞬で伝えられる飛び道具です。

Web採用が活況な現代だからこそ、採用キャッチコピーは大きな力を発揮しますよ。

広告代理店のコピーライターに検討してもらうことも可能ですが、おすすめは社内のメンバーとディスカッションをしながらキャッチコピーを作ることです。

他社には無い、自社らしいキャッチコピーを考えてみてください。

カジュアルなコミュニケーションの場を設ける

Web面接だけでは、相手の自然体の「人となり」がなかなか分からないものです。

そこで、あえてカジュアルなコミュニケーションの場を設けるのもひとつの手です。

例えば、求職者が社員に自由に質問ができる機会を設けることで、採用担当も求職者も、より納得感のある採用活動ができるでしょう。

服装は、お互いに自分らしさが表現できる普段着や、ビジネスカジュアルを指定するのもポイント。

カジュアルなコミュニケーションは、相互理解に役立ちますよ。

採用後のフォローを行う

採用後、他社からも内定を受けて内定を辞退されてしまうリスクがあります。

企業努力ではどうにもならない部分もありますが、内定辞退を極力防ぐための努力をする価値は、あります。

例えば、内定者同士でオンライン懇親会を開催したり、入社に向けた書類提出を早めに進めもらうようフォローする等、丁寧なコミュニケーションを心がけると、Web採用でも自社の魅力を感じてもらうことができるでしょう。

企業がWeb採用を行うメリット

ここで企業がWeb採用を行うメリットを、今一度まとめてみましょう。

説明会を「いつでも」見られる

企業説明会の動画を録画配信にすると、求職者が場所・時間に関係なく視聴できるようになります。

つまり、今まで以上に多くの求職者に自社を知ってもらえるため、アプローチできる層も広がります。

録画配信は、もう一度見たかったり、聞き逃したところを再確認したいというニーズにも対応可能です。

費用や時間をカットできる

Web採用を導入すると、従来発生していた費用や時間を大幅にカットすることができます。

対面での会社説明会を行う場合、それに向けた会場手配〜設営、人手の手配、資料の作成〜印刷など様々なことを行わなければなりません。

Web説明会なら、小さな会議室から配信できるという手軽さは、大きなメリットでしょう。

首都圏以外の人も応募がしやすくなる

東京や大阪に頻繁に行くことは時間やお金がかかるため、求職者が応募を見送るケースもありました。

しかしWeb面接に対応すれば、地方の学生であってもオンラインで簡単に面接を進めることが可能です。

企業から見れば、より優秀な学生を採用できる可能性があります

Web採用の注意点

Web採用は多くの方にアプローチができ、時間や費用などを削減できたりといったメリットがありました。

一方で、Web採用を行う上では注意するべき点もあります。

  1. ツールの操作方法を事前に伝えておく
  2. いつも以上にゆっくり話す
  3. 通信環境が悪いと中断する場合も

それぞれ詳しく説明しますね。

ツールの操作方法を事前に伝えておく

求職者にとっては、Web採用で仕様しているWeb会議ツールを使うのが初めての可能性もあります。

最近人気のWeb会議ツールの多くは、事前にアプリをインストールしなくても、会議URLをクリックするだけでブラウザが起動し、すぐに会話を始めることができる仕様になっていますが、そのことも知らない可能性がありますよね。

企業の都合でWeb会議ツールを採用するのですから、求職者には事前にWeb説明会やWeb面接で「何のツールを使うのか」「どのように参加するのか」を伝えておくのがマナーです。

いつも以上にゆっくり話す

最近のWeb会議システムはどれも性能が良いので、音声の遅れもほとんどありませんが、それでもWeb越しの音声は、対面で会話するよりも聞き取りにくいものです。

お互いがストレスを感じることなくコミュニケーションを取れるよう、普段よりもゆっくり話すことを意識してください。

録音・録画をする場合は、事前に求職者の了承を得てくださいね。

通信環境が悪いと中断する場合も

Web面接をスムーズに行うためには、通信環境が非常に大切です。

通信環境が不十分だと、中断してしまいやり直しになったり、時間が押してしまったり、互いの印象も悪くなってしまいますね。

企業と求職者、両者が快適な通信環境を整えておくことが、Web採用をスムーズに進める必要条件です。

万が一、接続が切れてしまった場合に備えてフローも整備しておくと慌てずに済みます。

Web採用におすすめのツール

最後に、Web採用におすすめのツールをご紹介します。

それぞれの特徴もまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

ジンジャーミーティング

ジンジャーミーティングは、日本で作られたWeb会議システム。

最大120人までのWeb会議、最大1000人の参加者を対象としたウェビナーができます。

2000社の導入実績があり、なんと言っても国産ならではの手厚いサポートが魅力です。

初めてWeb会議ツールを利用する場合でも、安心して利用できますね。

企業名 jinjer株式会社
料金 複数プランあり。詳細はホームページ参照
無料体験 あり
公式ホームページ https://www.calling.fun/meeting/

 

HARUTAKA(ハルタカ)

Web採用ツール2. HARUTAKA(ハルタカ)ハルタカには、直感的で使いやすい機能が充実しています。

初めて訪れるユーザーでも使えるようなシンプルなデザインが特徴的です。

応募者とのやり取りもチャット機能で行うことができるため、メールよりも会話が弾み、求職者の素の部分をより深く知ることができるでしょう。

応募した方を一括で管理でき、選考状況も一目で分かる仕組みになっています。

企業名 株式会社ZENKIGEN(ゼンキゲン)
料金/月 要問合せ
無料体験 要問合せ
公式ホームページ https://harutaka.jp/

 

WebinarNinja(ウェビナーニンジャ)

Web採用ツール3. WebinarNinja(ウェビナーニンジャ)ウェビナーニンジャの特徴は、 Web 採用を進めていく上で必要な機能が全て整っているということです。

音質や画質のクオリティはもちろんのこと、画面共有や資料のアップロードなどもできるため、より対面に近い形で対話式のコミュニケーションが実現します。

一番下のスタータープランであっても最大100人までの参加者も招待することができるため、求職者との最初のコンタクトである企業説明会などで役立ちます。

企業名 WebinarNinja
料金/月

複数プランあり。詳細はホームページ参照

無料体験 あり(14日間)
公式ホームページ https://webinarninja.com/

 

まとめ:Web採用を成功させて、優れた人材を獲得しよう!


いかがでしたか?

この記事では、 Web採用を行う方法と、成功のポイントをお伝えして来ました。

一般的なWeb採用の流れは、以下の通りです。

  1. 採用ページを作成する
  2. 募集を呼びかける
  3. Web説明会を開催する
  4. Webテスト・適性検査を行う
  5. Web面談を行う
  6. オンラインか対面で最終面接を行う

Web採用を成功させるポイントは、以下の通りです。

  1. PR動画を活用する
  2. 採用ページのデザインを戦略的に検討する
  3. 採用キャッチコピーを作る
  4. カジュアルなコミュニケーションの場を設ける
  5. 採用後のフォローを行う

Web採用を行う上では、以下のことに注意しましょう。

  1. ツールの操作方法を事前に伝えておく
  2. いつも以上にゆっくり話す
  3. 通信環境が悪いと中断する場合も

以上が、本記事のおさらいです。

企業の採用担当の方は、この記事を参考にしていただきながら、Web採用を導入してみてはいかがでしょうか。

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この記事の監修者

戸山泰斗

株式会社サムシングファン/マーケティング部 2019年より動画ディレクター、動画マーケターとして動画広告視聴率の伸長に貢献と実績を残し、その後サムシングファンのマーケティング部としてジョイン。現在はサムシングファンのSaaSシステム「DOOONUT」を開発から展開や提供までを一気通貫で実施。また動画施策プランナーとして動画活用提案なども行っている。

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