社内マニュアルはさまざまな企業で用意されていますが、現在では紙ではなくWebで閲覧できるケースもあります。
そのため、紙の社内マニュアルをWeb化したいと考えている方もいるかもしれません。
そこで今回は、社内マニュアルをWeb化するメリットや注意すべきポイントなどを紹介します。
気になる方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
社内マニュアルをWeb化する4つのメリット
みなさんの中には、「わざわざ社内マニュアルをWeb化する必要ってあるの？」と疑問に思っている方がいるかもしれません。
しかし、社内マニュアルのWeb化にはさまざまなメリットがあります。
社内マニュアルをWeb化する具体的なメリットとしては、以下の4つが挙げられます。
- 気軽に閲覧できる
- 管理の手間を減らせる
- 動画が使える
- 素早くメンテナンスやアップデートができる
それぞれどのようなものなのか、1つずつ紹介します。
1.気軽に閲覧できる
1つ目のメリットは、気軽に閲覧できることです。
Webの場合、インターネット環境とデバイスさえあれば、どこでも閲覧できます。
そのため、リモートワークを導入している職場でも気軽に社内マニュアルを共有可能です。
また、必要な情報を探すための検索機能が使える点も、社内マニュアルのWeb化のメリットです。
従来の印刷物では、必要な情報を探すために時間がかかったり、見つからなかったりする場合もありました。
しかし、Web化すると「キーワード検索」といった機能を使って簡単に情報を見つけられるようになります。
2.管理の手間を減らせる
2つ目のメリットは、管理の手間を減らせることです。
紙の社内マニュアルはきちんと管理する必要がある上に、各従業員に配る場合は、それぞれで責任を持って管理しなければなりません。
しかし、Web化された社内マニュアルの場合は、紛失したりするリスクが減るため管理しやすくなります。
従業員が多い企業なら、なおさら社内マニュアルのWeb化がおすすめです。
従来の印刷物や紙媒体では手元にない場合に参照することができませんが、Web上にある場合はPCやスマートフォンなどから容易にアクセスし管理できます。
3.動画が使える
3つ目のメリットは、動画が使えることです。
Web化された社内マニュアルでは、マニュアル内に動画を組み込めます。
機械の操作方法といったことをわかりやすく伝えられるため、従業員の理解度も高まりやすくなるでしょう。
また、動画の場合は短時間で多くの情報を伝えられます。
そのため、テキストで紹介すると膨大な量になってしまうようなことも、コンパクトにまとめて伝えやすくなります。
ただし、動画によっては著作権が生じるものもあるため、外部で作られた動画を使う際には注意しましょう。
4.素早くメンテナンスやアップデートができる
4つ目のメリットは、素早くメンテナンスやアップデートができることです。
紙の社内マニュアルの場合、更新する際に再度印刷したり過去に配布したマニュアルを回収したりなど、さまざまな手間がかかります。
しかし、Web化された社内マニュアルの場合、そのようなことをする必要がありません。
すぐに更新できるため、常に最新の社内マニュアルを維持できます。
その他、紙を印刷する必要がなくなるおかげで環境に優しい社内マニュアルとなり、コスト削減にもつながります。
社内マニュアルをWeb化する際の注意点
社内マニュアルのWeb化には、管理の手間を減らせたり素早くメンテナンスやアップデートができたりなど、上記で紹介したようなメリットがあります。
しかし、以下の点には注意しなければなりません。
- 閲覧時にPCやスマートフォンが必要になる
- インターネットの接続が必要
- 全従業員が対応してくれるとは限らない
それぞれどのようなことなのか、1つずつ紹介します。
閲覧時にPCやスマートフォンが必要になる
Web化された社内マニュアルを閲覧する際には、基本的にPCやスマートフォンなどのデバイスが必要です。
そのため、手元にPCやスマートフォンがないと社内マニュアルを読めません。
また、従業員の操作ミスといった問題で社内マニュアルが流出してしまうリスクもあります。
インターネットの接続が必要
社内マニュアルによっては、クラウドサービスで保存されている場合もあります。
クラウドサービスを使ったWeb化の場合、わざわざ各デバイスに保存しなくても閲覧できるというメリットがある一方で、インターネットの接続が必要になります。
インターネットがない環境では社内マニュアルが閲覧できないため、そのような場所での仕事が多いのであれば、無理にWeb化せずに紙の社内マニュアルのまま運用してもよいでしょう。
全従業員が対応してくれるとは限らない
いくら社内マニュアルのWeb化にメリットがあるとはいえ、全従業員がすぐに賛成してくれるとは限りません。
特にインターネットに関する知識が少ない従業員の場合、抵抗感があるかもしれません。
そのため、いきなり導入するのではなく、きちんと従業員からの理解を得た上で導入しましょう。
そうすることで、スムーズに導入しやすくなります。
社内マニュアルをWeb化する際のポイント
社内マニュアルをWeb化する際には、以下のポイントを覚えておきましょう。
- Web化に向いているマニュアルかどうか見極める
- どの種類が適しているのか考える
- 使いやすいUIにする
- デザインを統一する
- セキュリティに力を入れる
- ツールを使ってWeb化する
こちらも項目ごとにどのようなことなのか紹介します。
Web化に向いているマニュアルかどうか見極める
社内マニュアルによっては、Web化に向いていないものもあるため、すぐにWeb化するのではなく、向いているのかどうか考えることから始めましょう。
例えば、仕事中にPCやスマートフォンを使うのが禁止されていたり、インターネットにつながらない環境で仕事する場合が多かったりなどです。
一方、リモートワークが導入されている職場の場合、社内マニュアルをWeb化したほうが活用しやすくなるため、おすすめです。
どの種類が適しているのか考える
社内マニュアルをWeb化する際、どの種類にするか考える必要もあります。
主な種類としては、次のとおりです。
- HTML
- アプリ
それぞれ特徴があるため、自社に合う種類でWeb化しましょう。
PDFは紙の社内マニュアルをスキャンしてWeb化できるため、すでにあるマニュアルをWeb化したい場合におすすめです。
PDFの場合は配布やダウンロードがしやすいことから、社内マニュアルだけではなく、顧客向けのマニュアルとしても活用できます。
そのため、取扱説明書をWeb化したいと思っている場合にも向いています。
HTML
HTMLの場合、Web環境があれば場所や時間を問わずに閲覧でき、マニュアルが複数あっても網羅的に管理できます。
そのことから、社内教育向けのマニュアルや業務マニュアルをWeb化したいときにおすすめです。
アプリ
現在では社内マニュアルを作れるアプリもリリースされており、スマートフォンで気軽にマニュアルを閲覧できます。
そのため、営業先や出張先などで社内マニュアルを閲覧することが多い企業におすすめです。
使いやすいUIにする
社内マニュアルをWeb化する際には、UIにも力を入れましょう。
UIとはユーザーインターフェース（User Interface）の略称で、Webページのデザインやフォントなどが含まれています。
使いやすいUIにすれば、多くの従業員が社内マニュアルの内容を理解しやすくなります。
その上、知りたい情報をすぐに見つけられるため、業務の効率化にもつながるでしょう。
デザインを統一する
使いやすくわかりやすい社内マニュアルにするために、デザインを統一させましょう。
デザインがバラバラだと、読みにくい社内マニュアルとなってしまいます。
具体的な方法としては、フォントのサイズをそろえたり、デバイスごとに最適なデバイスとなるレスポンシブデザインにしたりなどが挙げられます。
セキュリティに力を入れる
社内マニュアルをWeb化するためには、セキュリティに力を入れるのも大切です
なぜなら、ちょっとした操作ミスや外部から不正アクセスなどで社内マニュアルが流出してしまう恐れがあるためです。
流出してしまうと、セキュリティが脆弱な企業と思われてしまい、世間からのイメージが悪くなってしまいます。
そのため、セキュリティのことを踏まえて社内マニュアルをWeb化しましょう。
主なセキュリティとしては、パスワードを設けて従業員しか閲覧できないようにしたり、部署や役職などに分けてアクセス制限を設けたりなどです。
ツールを使ってWeb化する
社内マニュアルのWeb化は、ツールを使うのがおすすめです。
現在ではさまざまなマニュアルツールがあり、それぞれ機能や料金などが異なります。
数多くのツールがあるため、複数のツールを比較して自社に合うものを導入してみましょう。
なお、社内マニュアルを作れるツールに関しては以下の記事で紹介しています。
関連記事：社内マニュアル作成におすすめのツール12選！無料のものも紹介！
まとめ：社内マニュアルのWeb化はさまざまなメリットがある
今回は、社内マニュアルをWeb化するメリットや注意すべきポイントなどを紹介しました。
社内マニュアルのWeb化には、管理の手間を減らせたり、動画が使えたりなどのメリットが挙げられます。
その一方で、全従業員が社内マニュアルのWeb化に対応してくれるとは限らないという注意点もあります。
もしこれからWeb化しようと考えているのであれば、今回紹介した内容を踏まえつつ、Web化するかどうか考えるようにしましょう。
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