社内マニュアルは必要不可欠な存在ですが、どのように作ればよいのでしょうか。
この記事では、社内マニュアルを作るメリットや作り方、作る際のコツなどを紹介しています。
どのようにして作ればよいのか知りたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
社内マニュアルを作るメリットとは
「社内マニュアルがあれば便利」ということは、多くの方が感じていることと思います。
具体的にはどのようなメリットがあるのか、あらためて押さえておきましょう。
簡単に社内マニュアルを作るメリットとしては、次の3つが挙げられます。
- 業務を効率化できる
- 教育に関する手間を減らせる
- 属人化を防げる
それぞれどのようなメリットなのか、1つずつ紹介します。
業務を効率化できる
社内マニュアルがあることで、従業員は誰かに聞かなくても、基本的な作業手順や手法をすぐに把握できます。
そのため、作業のスピードが上がり、生産性が向上する可能性があります。
また、全員が同じ基準で業務を行えるようになるため、業務の統一性が確保されるのもメリットの1つです。
教育に関する手間を減らせる
社内マニュアルがあると、自分たちで作業手順や機械の操作方法などを自分で学べるようになるため、教育に関する手間を減らせます。
また、社内マニュアルを基にしたトレーニングを行えることから、新人に業務を教えるのにかかる時間を短縮できます。
属人化を防げる
社内マニュアルがあると、担当者がいないときでも業務を進められるようになり、業務の属人化を防げます。
属人化に関しては多くの中小企業が悩んでいることであり、株式会社デジタル・ナレッジが運営するeラーニング戦略研究所が行った調査では、中小企業の4社に1社が業務の属人化を課題として挙げています。
そのため、属人化に悩んでいるのであれば、社内マニュアルを整備することで課題が解決されるかもしれません。
参考：《調査報告》 中小企業の4社に1社が「業務知識の属人化」に課題｜株式会社デジタル・ナレッジのプレスリリース
社内マニュアルの作り方
社内マニュアルを作る方法としては、簡単にまとめると以下の流れになります。
- スケジュールや作業手順などを整理する
- マニュアルの利用者や作る目的を明確にする
- マニュアルのカバー範囲を決める
- 骨組みを決める
- 構成に沿ってマニュアルを作る
- 作ったマニュアルを配る
各ステップでどのようなことをするのか、1つずつ解説します。
1.スケジュールや作業手順などを整理する
社内マニュアルを作る際は、まずスケジュールや作業手順などを整理することから始めます。
いつまでにどのくらいの時間をかけて作るのか決めないと、他の業務に追われてしまい、マニュアルの作成作業が進まない恐れがあります。
スケジュールが決まったら、マニュアル化の対象となる業務の作業手順を整理しましょう。
そうすることで、どのような業務から順番に紹介すればよいのか把握しやすくなります。
2.マニュアルの利用者や作る目的を明確にする
マニュアルの利用者や作る目的を明確にしておかないと、何のためにマニュアルを作るのかわからなくなってしまいます。
そのため、スケジュールや作業手順だけではなく、利用者や作る目的のことも踏まえて作りましょう。
3.マニュアルのカバー範囲を決める
マニュアル作成時には、利用者や利用シーンだけでなく、カバーする業務範囲をはっきり定めることも重要です。
なぜなら、マニュアルが対象とする範囲を決めずに作成を始めてしまうと、目的が不明確になり、何を伝えたいのかわからないマニュアルになる可能性があるからです。
上記で触れた目的と並行する形でカバーする範囲も決めましょう。
4.骨組みを決める
次に構成やフォントなどの骨組みを決めましょう。
骨組みをきちんと決めることで、質の高い社内マニュアルを作りやすくなります。
例えばフォントを統一すれば、読みやすい社内マニュアルになります。
5.構成に沿ってマニュアルを作る
骨組みが決まったら、その流れに沿ってマニュアルを作りましょう。
きちんとした骨組みであるほど、わかりやすいマニュアルとなります。
完成したらすぐに配布するのではなく、何度も見直して誤字脱字などのミスがないかチェックしましょう。
6.作ったマニュアルを配る
マニュアルを作ったら、従業員に配りましょう。
配り方はさまざまあり、PDF形式で各自ダウンロードしてもらう形にしたり、印刷して紙のマニュアルとしてまとめたりなどが挙げられます。
さまざま形で配布できるため、状況に応じて配布方法を決めましょう。
社内マニュアルの作り方のコツ
社内マニュアルを作る際には、以下のようなコツがあります。
- 作成ツールを使う
- 状況や目的に応じて種類を決める
- 見やすさ・読みやすさを意識する
- 画像や動画を取り入れる
- 専門用語や略語は極力避ける
コツを覚えておけば、質の高い社内マニュアルを作れるようになるでしょう。
作成ツールを使う
手作業で社内マニュアルを作るのは大変になるため、ツールを使うのがおすすめです。
社内マニュアルを作れるツールはさまざまあり、主なものとしてStockやQast、はたらきかたマニュアルなどが挙げられます。
ツールによって料金や機能性が異なることから、複数のツールを比較しながら決めてみましょう。
なお、以下の記事でおすすめのマニュアル作成ツールを紹介しているため、気になる方はぜひ読んでみてください。
関連記事：社内マニュアル作成におすすめのツール12選！無料のものも紹介！
状況や目的に応じて種類を決める
社内マニュアルには複数の種類があるため、状況や目的に応じて決めるようにしましょう。
主な種類としては、以下のとおりです。
- 業務手順マニュアル
- 品質管理マニュアル
- 情報セキュリティマニュアル
- 人事・労務マニュアル
- 組織・役割マニュアル
- トレーニングマニュアル
例えば業務手順マニュアルは、業務の手順や手法をまとめたマニュアルであり、業務の流れや必要な書類などを示したいときにおすすめです。
見やすさ・読みやすさを意識する
社内マニュアルを作る際には、見やすさや読みやすさなどを意識しましょう。
その2つを意識することで、多くの人に理解してもらえる社内マニュアルとなります。
具体的には、フォントを統一したり、具体例を取り入れたりなどが挙げられます。
画像や動画を取り入れる
わかりやすい社内マニュアルを作るためには、画像や動画を取り入れことも考えてみましょう。
画像や動画を取り入れることで、マニュアルの内容を理解してもらいやすくなります。
例えば機械の操作方法をマニュアル化したい場合、動画を使うことでテキストよりも伝わりやすくなります。
また、現在では初心者でも画像編集や動画編集ができるツールが登場しているため、気軽に作れるでしょう。
専門用語や略語は極力避ける
もしこれから社内マニュアルを作るのであれば、できる限り専門用語や略語を避けましょう。
専門用語や略語が多いと、一部の人にしか理解してもらえない社内マニュアルとなってしまいます。
社内マニュアルは誰でも理解できるように作成することが大切であるため、専門用語や略語をわかりやすい言葉に言い換えましょう。
社内マニュアルを運用する際のポイント
社内マニュアルは作るだけではなく、運用のことも考えなくてはなりません。
社内マニュアルを運用する際のポイントとしては、以下の5つが挙げられます。
- マニュアル運用担当者を決める
- 定期的に更新する
- 活用状況を数値化する
- マニュアルを活用するためのルールを作る
- PDCAで回す
ポイントを覚えておけば、社内マニュアルをきちんと運用できるようになります。
マニュアル運用担当者を決める
社内マニュアルを運用する際には、きちんと担当者を決めておきましょう。
担当者がいることで、マニュアルの修正や更新があった際にすぐ対応できます。
そのことから、マニュアルを作る際に運用担当者も決めるようにしましょう。
定期的に更新する
マニュアルは一度作れば良いというものではなく、定期的な更新が必要です。
なぜなら、そのままだと時代遅れのマニュアルとなってしまい、現場の状況と噛み合わなくなってしまう恐れがあるためです。
そのため、定期的に更新して最新の社内マニュアルを維持するようにしましょう。
活用状況を数値化する
効果的に社内マニュアルを活用するためにも、活用状況を数値化しましょう。
数値化することで、どのように活用されているのか把握しやすくなります。
なお、マニュアル作成ツールによっては、ページごとの閲覧数や閲覧したユーザーなどが把握できるようになっています。
マニュアルを活用するためのルールを作る
マニュアルを運用するためにも、ルールを設けましょう。
ルールがあることで、どのようにマニュアルを活用すればよいのか把握しやすくなり、全従業員に浸透しやすくなります。
例えば、改訂履歴を残すといったことが挙げられます。
改訂履歴を残しておくと、以前のマニュアルとの違いがわかりやすくなり、安心して利用してもらいやすくなるでしょう。
PDCAで回す
社内マニュアルを活用する際、PDCAに当てはめて運用するのがおすすめです。
そもそもPDCAとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の4つのプロセスを繰り返すことによって業務プロセスや品質管理を改善するためのフレームワークのことです。
PDCAに当てはめることで、改善すべき部分を把握できるようになり、運用しながら質の高いマニュアルに更新できます。
まとめ：社内マニュアルの作り方を押さえよう
今回は、社内マニュアルを作るメリットや作り方、作る際のコツなどを紹介しました。
社内マニュアルは6つのステップで作成でき、作る上でのコツも複数あります。
また、運用方法も重要になるため、その部分も踏まえて作るようにしましょう。
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