働き方改革に伴い、近頃BPOやBPR、RPAという言葉を耳にすることが多くなりました。
業務を行う中で有効的なサービスであることは理解しつつも、BPOやBPR、RPAの違いがわからず、導入を迷っている方も多いのではないでしょうか。
BPOは企画から設計、実行までの業務プロセスを一括して外部の専門業者に委託すること、BPRは業務・組織・戦略を根本的に見直し、再構築するための取り組みのことを言います。
本記事では、BPO・BPR・RPAのそれぞれの意味や違い、導入するメリット・デメリットを紹介します。
これからアウトソーシングを検討している方はぜひ参考にしてみてください。
目次
BPOとは
中でも人事業務・総務業務・経理業務などバックオフィス系の業務を外部に業務を委託することが多いです。
業務フローの見直しは企業の課題のひとつでもあるため、業務を外部に委託することにより企業全体の業務改善を図ることが可能になります。
BPOの現在の取組状況
働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、業務プロセスの見直しが推進されています。
それにより、BPOサービスの導入を検討する企業が増加しています。
中でも営業BPOの市場規模が拡大中です。
定型化が可能な営業活動に従業員が取り組むのではなく、コアな営業活動やマーケティング業務へ従業員を配分する傾向にあります。
また、大きな市場拡大はないものの、IT系のBPOも多くの企業が導入していると考えられます。
なぜなら、IT系の業務は内製化が難しく、専門性を持つ外部への委託が有効的だと言えるためです。
今後も、IT系や営業活動系のBPOサービスが拡大していくことでしょう。
参考：株式会社矢野経済研究所「BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）市場に関する調査を実施」
BPOのメリット・デメリット
BPOを導入する際には、メリット・デメリットをよく理解して導入を検討する必要があります。
メリット・デメリットを順にみていきましょう。
BPOのメリット
メリットは以下の通りです。
- コア業務に力を注げる
- コストの削減が可能
- 専門性の高い業務サービスを受けられる
順にみていきましょう。
コア業務に力を注げる
外部に業務を委託することにより、利益に直結するコア業務に本格的に集中して取り組めるようになります。
非コア業務に取り組む際には、従業員は専門外の知識を新たに身につける作業が必要です。教育を受ける時間がなくなるうえ、コア業務に集中できるのは大きなメリットだといえるでしょう。
コスト削減が可能
非コア業務に取り組む人材が必要なくなるため、人件費の削減が可能になります。
また、業務を効率化することで大幅なコスト削減が期待できるでしょう。
専門性の活用が可能
BPOサービスを提供する企業では、各業務のプロが業務に取り組みます。
そのため、業務ごとに適した専門性の高いBPOサービスを受けられるということになります。
最先端の技術やシステムの導入、法改正への対応なども迅速に取り組んでくれるため、非常に大きなメリットです。
BPOのデメリット
デメリットは以下の通りです。
- 内製化が難しい
- 情報漏洩などのリスクがある
- ノウハウの蓄積が難しい
順にみていきましょう。
内製化が難しい
一度BPOサービスを利用した業務を内製化することは難しくなります。
もしBPOサービスを解除し、改めて内製化する場合には、組織変更、人材の確保・育成、設備投資などの投資が必要です。
情報漏洩などのリスクがある
自社の業務を代行するようなサービスであるため、企業の内部情報や顧客情報もBPO企業に公開することとなります。
つまり、どうしても情報漏洩などのリスクが生まれてしまうため注意が必要です。
ノウハウの蓄積が難しい
BPOは業務を完全に委託することになります。
委託する業務を自社内で行うことはないため、社内にノウハウは蓄積されません。
業務プロセスの理解もできず、コーポレートガバナンスの障害となる可能性も生まれます。
BPRとは
企業の目標達成を行うためには、既存の組織や制度の根本的な見直しが必要となります。
なぜなら、分業化により細分化された組織が全体の目標を正しく理解し、取り組むことは難しいからです。
担当する業務を効率的にこなすことを目標としてしまうことにより、組織全体の目標を達成することができなくなっている状態です。
そこで、組織全体の目標を改めて設定し、根本的に組織や制度を見直し、業務改革を行うBPRを導入することにより、組織全体で目標達成に向かうことが可能になります。
BPRの現在の取組状況
2014年の調査によると、BPRは約7割の企業が取り組んでいることがわかっています。
また、BPRの情報収集を行う企業も増加傾向にあると想定されており、BPR導入に積極的であると考えられるでしょう。
各企業は、業界のトップを奪取するためや業界で生き残るためにBPRを導入または検討していると想定されます。
参考：株式会社日本能率協会コンサルティング「「BPR（業務の抜本的改革）」に関する実態調査報告書」
BRPのメリット・デメリット
BPRを導入する際には、メリット・デメリットをよく理解して導入を検討する必要があります。
メリット・デメリットを順にみていきましょう。
BPRのメリット
メリットは以下の通りです。
- 部署の垣根を超えた課題解決が可能
- 業務の可視化ができる
- 社員のスキルアップが可能
- 組織の刷新ができる
- 顧客満足度の向上も
順にみていきましょう。
部署の垣根を超えた課題解決が可能
BPRは企業全体で取り組みます。
部署内では解決できない問題を他部署と連携して取り組むことにより、課題解決が可能になるかもしれません。
業務の可視化ができる
BPRのフローの中には、業務の可視化・見直しのステップがあります。
業務を1から見直すことにより、固定概念にとらわれることなく業務の必要性を判断することが可能です。
また、必要性の低い業務を廃止したり、アウトソーシングを利用したりなど、生産性の向上も期待できます。
社員のスキルアップが可能
BPRを実施すれば、従業員が配置転換を行うこととなります。
従業員は新しい業務やステップアップした業務に取り組むことになるため、スキルを習得する必要があります。
結果として、従業員のスキルアップが可能となるのです。
組織の刷新ができる
BPRでは、組織体制の検討も実施します。
組織体制を根本的に再構築することにより、問題が解決する可能性もあり、大きなメリットだと言えます。
顧客満足度の向上も
BPRの取り組みの中で重視するのは、顧客満足度を高める方法を検討することです。
高品質な商品やサービスを提供するためにBPRに取り組むことで、顧客満足度の向上も期待できます。
また、顧客満足度が上がることで売り上げの増加も見込めるでしょう。
BPRのデメリット
デメリットは以下の通りです。
- 労力・時間が大幅にかかる
- 中断が難しい
順にみていきましょう。
労力・時間が大幅にかかる
企業の目標達成に向けて、企業全体で取り組まなければならないBPRには労力・時間が大幅にかかります。
人件費や業務委託料など、莫大な投資も必要になるでしょう。
中断が難しい
一度BPRを実施すれば、プロセスが完全に終了するまで中断はできないと考えておきましょう。
中断すれば、従業員に大きな混乱を招きます。
RPAとは
」の略で、PC上で行う業務をロボットで自動化する技術のことを言います。
たとえば、繰り返し入力を行うデータの登録や転記、システムの管理、WEBサイトからの情報収集など、バックオフィスの提携業務を得意とします。
単純作業で面倒に思いがちな業務をロボットが実施してくれるのです。
RPAの現在の取組状況
年商50億円以上の大手・中堅企業での導入率は37％、年商50億円未満の中小企業の導入率は10％となっており、大きな差がみられます。
近年でRPAの導入率に大幅な変化はありませんが、RPAに対する投資を増やしたいと考える企業が多いことがわかっています。
低価格で利用できるRPAや特定業務をRPA化したパッケージ製品が登場したことにより、RPAへの積極性がみられるのでしょう。
RPAのメリット・デメリット
RPAを導入する際には、メリット・デメリットをよく理解して導入を検討する必要があります。
メリット・デメリットを順にみていきましょう。
RPAのメリット
メリットは以下の通りです。
- ケアレスミスの防止が可能
- 人件費の削減に期待できる
- 24時間稼働が可能
- 単純作業からの解放
- 1事業所から導入可能
順にみていきましょう。
ケアレスミスの防止が可能
ロボットが業務を行うためケアレスミスが起きません。
人が業務を行うと起きる抜け漏れなどのミスを防げるだけでなく、エラー確認などの手間を防ぐことも可能です。
業務における無駄を省くことができ、業務品質の向上にも繋がります。
人件費の削減に期待できる
人が行っていた業務をロボットが代行することにより、人件費の削減が期待できます。
人件費とRPAの導入・運用・保守費用を比較すると、人件費の方が高くなるといわれているため、RPAの導入は大きなメリットだといえるでしょう。
24時間稼働が可能
ロボットは人間と違い、24時間365日働き続けることができます。
業務の効率が大幅にあがり、スケジュール的にも余裕ができるようになるでしょう。
また、ロボットが業務を代行することで、人が行う業務を削減できるため、残業時間も減らせるかもしれません。
単純作業からの解放
RPAに代行を任せるのは、計算やデータ収集などの単純作業です。
任せることによって、人間にしかできない難しい業務に本格的に取り組むことが可能になります。
1事業所から導入可能
RPAには、従業員ごとにライセンス提供が可能なクラウド型やPC１台から導入できるデスクトップ型など、1事業所から導入できるタイプが販売されています。
RPAに代行を依頼したい業務だけを抜粋できるため、無駄がありません。
RPAのデメリット
デメリットは以下の通りです。
- 業務のブラックボックス化
- 中断が難しい
- 情報漏洩の可能性も
- 業務停止のリスクもある
順にみていきましょう。
業務のブラックボックス化
指示を出さずとも業務を行ってくれるRPAであるため、担当者が異動したり退職したりした際に引き継ぎを行わない可能性が高くなります。
そのまま継続して稼働させてしまうと、ブラックボックス化してしまうかもしれません。
ブラックボックス化は、業務に関係するマニュアルを作成し、情報共有を行うことで防ぐことができます。
誤った作業をそのまま続けてしまう
RPAは指示通りに動きます。
指示の内容が間違っていても中断することなく作業を続けてしまうリスクがあります。
防止策として、指示を出す前にテストを行ったり、指示と処理内容に差異が出ていないかを定期的に確認するなどを行う必要があります。
情報漏洩の可能性も
ネットワークに繋がったサーバにインストールした場合は、情報漏洩の可能性があります。
可能性は低いものの、アップデートをかかさず行ったり、IDやパスワードを暗号化するなどの対策をとる必要があるでしょう。
また、アクセス権限の限定やデータへのログの監視なども有効的な防止策です。
業務停止のリスクもある
ITシステムであるRPAは、システム障害やバグの発生により業務が停止してしまう可能性があります。
場合によっては、作業中のデータが消えてしまうかもしれません。
できるだけキャパシティの大きいサーバを準備するようにしましょう。
BPOとBPR、RPAの違いは？
| BPO | BPR | RPA | |
| 意味 | 業務改善 | 業務改革 | 業務改善 |
| 目的 | 業務の効率化 | 根本的な解決 | 業務の効率化 |
| 対象 | 特定の業務 | 業務全体 | 特定の業務 |
| 得意な分野 | 企業によって異なる | – | 単純作業 |
業務の効率化を図ることをBPOやRPA、企業の組織体制を1から再構築することをBPRといいます。
また、RPAは単純作業を代行するサービスである一方、BPOは企業によって得意分野が異なります。
そのため、付加価値を求める場合にはBPOを使用するべきだと言えます。
まとめ：それぞれの違いを理解し、正しく有効的に活用しよう
特にBPOは、企業によって専門分野が異なるため、BPOサービスを提供する企業の特徴をしっかり比較することが大切となります。
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