テレワークや働き方の多様化により、社内業務を円滑に進めるために社内マニュアルの重要性が増しています。
しかし、「社内マニュアル作成後の管理方法がわからない」「社内マニュアルを効率的に管理したい」とお困りではありませんか。
本記事では、社内マニュアルを管理するメリット・デメリットや適切に管理するポイント、おすすめの管理ツールを紹介します。
社内マニュアルは、作成することも大切ですが、いかに適切に管理するかが重要です。
社内マニュアルの効率的な管理方法について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
社内マニュアル管理が注目されている理由とは
近年、働き方改革やリモートワークの影響により、対面で業務手順を教える機会が減少しています。
その結果、社員は疑問点を解決しないまま業務を進めてしまったり、間違ったまま覚えてしまったりする可能性が否定できません。
トラブルを回避し、業務の均一化を図るために注目を集めているのが、社内マニュアルです。
社内マニュアル管理ルールを導入することで、担当者が不在でも、いつでもどこでもマニュアルにアクセスができます。
情報共有もスピーディーなため、業務の生産性向上を目指すことが可能です。
社内マニュアルを管理するメリット
社内マニュアルを管理することで得られるメリットを5つ紹介します。
業務の効率化
社内マニュアルを管理することで、業務の効率化が期待できます。
マニュアルといった方針がなければ、どのような業務でも個人の経験やスキルの差により、均一化した対応は難しいです。
しかし、マニュアルを管理することで、誰もが安定したクオリティを保ちながら業務ができます。
業務の効率化を目指すには、業務の標準化を図ることが重要なステップです。
社内問い合わせの削減
社内問い合わせ件数が削減することも、社内マニュアルを作成・管理するメリットの1つです。
社員からの問い合わせが多ければ、問い合わせ担当者は対応に追われて、業務が停滞してしまいます。
困ったことやわからないことが発生したら、まずは社内マニュアルを確認することを徹底させましょう。
社員から同じような問い合わせが多ければ、それに関するマニュアルを作成・共有することで、問い合わせ担当者の業務は軽減されます。
教育コストの削減
社内マニュアルを管理すれば、新人教育に関するコスト削減が期待できます。
社内マニュアルを整備すれば、教育担当者が新人につきっきりで指導する必要がありません。
結果的に指導にかける時間が減り、研修の負担が軽減され、本来の業務に集中できます。
教育される側も社内マニュアルを活用すれば、業務の全体把握や復習がいつでも確認が可能です。
即戦力となる人材を育てるためにも、社内マニュアルは欠かせないといえます。
属人化の防止
社内マニュアルを適切に管理・運用することは、属人化の防止に貢献します。
株式会社デジタルナレッジが2021年に実施した調査によると、中小企業の4社に1社が「業務知識の属人化」を課題として認識していると判明しました。
業務知識の属人化が進めば、担当者が休むと業務が滞ってしまう問題が起きがちです。
社内マニュアルを整備することで、担当者が不在でも疑問が解決できるため、業務が円滑に進みます。
マニュアル管理ツールのテンプレートを使用すれば、マニュアルの様式や品質が統一され、内容の解釈に齟齬が生じずに情報共有が可能です。
会社の利益確保
適切に社内マニュアルを管理・運用すれば、有事が起きても会社の利益は守れます。
業務中に何らかのトラブルが発生した際に、「何をすべきか」が社内マニュアルに記載されていれば、企業は迅速な対応ができます。
有事の際の対応が遅ければ、企業イメージが悪化するかもしれません。
社内マニュアルの管理により、有事に正しく対処できれば、企業の損失を最小限に抑えられます。
社内マニュアル管理を怠ると起こりうるデメリット
どれほど苦労して社内マニュアルを作成しても、管理を怠ると業務に活かすのは難しいかもしれません。
社内マニュアルの管理を怠ると起こり得るデメリットを3つ紹介します。
ミスやトラブルが発生する
社内マニュアルの内容が更新されなければ、ミスやトラブルが発生する可能性が高まります。
マニュアルの内容が更新されていない、管理・運用方法が周知されていないと問い合わせ件数の増加や損失の原因につながるかもしれません。
半年や1年と定期的に、または業務の運用方法や手順が変更したタイミングで社内マニュアルの見直しをしましょう。
業務効率が悪くなる
社内マニュアルの管理を怠ると、業務効率が悪くなるかもしれません。
社内マニュアルは全体の業務を把握するためには、欠かせないアイテムです。
しかし、マニュアルがきちんと管理されていないと、確認作業に時間が取られてしまいます。
その結果、確認する側と確認される側の双方に時間のロスやストレスがかかりがちです。
スピーディーな対応を求められる企業にとって、社内マニュアルの管理は早急に必須といえます。
情報格差が生まれる
社員マニュアルの管理が適切でないと、情報格差が生まれやすいです。
社員マニュアルの特徴の1つに、業務フローを可視化しやすい点があります。
しかし、マニュアルが社員にきちんと共有されていないと、「知っていた」「知らなかった」と情報格差が原因によるトラブルに発展する可能性が高まります。
どんなに些細な業務でも定期的にマニュアルに記載してある作業フローを確認する、マニュアルを管理している場所を全社員が把握している仕組み作りが必要不可欠です。
社内マニュアルを適切に管理する5つのポイント
社内マニュアルを適切に管理するために、意識したいポイントをフェーズごとに解説します。
【作成】フォーマットを整える
社員マニュアルの管理ポイント1つ目は、作成時にフォーマットを整えることです。
フォーマットを揃えることで得られる主なメリットは以下を参考にしてください。
- マニュアルを追加する際に、レイアウトを考える手間が省ける
- 統一感のある社内マニュアルになり、社員が読みやすい
- 記載内容の抜け漏れが防止できる
マニュアル作成に関する作業時間が短縮され、本来の業務への支障を最小限に抑えられます。
【保管】置く場所を周知する
社内マニュアルの置き場所を社員に周知させることは大切です。
社員の誰もが知っている場所にマニュアルを保管しなければ、いざマニュアルを閲覧しようとしても見つけることができません。
人や部署によって保管ルールが異なると、知りたい情報にアクセスするまでに時間がかかってしまいます。
社員マニュアルは、誰もがわかる1か所に保管しましょう。
社員に在宅や外出先でマニュアルを閲覧させたいなら、クラウド管理がおすすめです。
社内マニュアルの閲覧環境を整えることで、業務の効率化も格段にアップします。
【運用】運用担当者を決める
社内マニュアルを管理・運用する担当者を決めることも欠かせません。
管理・運用担当者が不在だと、社員は「誰かが管理してくれるだろう」と考えがちです。
他人任せの考え方だと、マニュアルの内容が適切でない、更新が遅れる可能性があります。
問題が発生した時に正確に対応するためにも、社内マニュアルの管理・運用を担う部署や人材を決めておきましょう。
【定着】活用状況を調べる
社内マニュアルを適切に管理するためには、活用状況を定期的に調べましょう。
社内マニュアルは作成したら終了ではなく、定着するのに時間がかかります。
新人教育や研修時には、必ず社内マニュアルを活用するなどルールを決めて周知させるのも定着率アップに有効です。
また、マニュアルの中でも特に閲覧数が多いページに注目してください。
「なぜ閲覧数が多いのか？」と調べ、他のページにも活用できるポイントを分析することで、社員のニーズに沿ったマニュアルが完成します。
業務の生産性を高めるためにも、活用状況は定期的に確認しましょう。
【更新】内容を随時アップデートする
社内マニュアルの内容を随時アップデートするのも重要です。
マニュアルに古い情報が掲載されたままだと、業務効率は下がり、問い合わせ件数も減ることはありません。
マニュアル自体の信ぴょう性が疑われると、社員がマニュアルを活用しない可能性もあります。
内容を更新するタイミングや担当者を決めるなどの工夫を忘れずにしましょう。
最新の情報を掲載することが、社内マニュアル管理の成功か否かの分かれ道といえます。
社内マニュアル管理におすすめのツール
社内マニュアルの管理なら、社員がアクセスしやすいクラウド型のツールを活用しましょう。
社内マニュアル管理ツールを選ぶ際は、以下の4つのポイントを参考にしてください。
- 機能 自社がマニュアルにおいて抱えている課題や問題点を解決できるかどうか
- 使いやすさ 専門知識がない担当者でも操作しやすいツールかどうか
- 対応デバイス パソコン、スマートフォン、タブレットなど業務で使うデバイスに対応しているかどうか
- 価格 自社の予算に見合ったものかどうか、無料のお試し期間があるか
早速、おすすめの管理ツールを紹介します。
DOOONUT
DOOONUTは、株式会社サムシングファンがリリースした動画マーケティング支援・戦略ツールです。
社内向けにマニュアル動画を作成し運用すれば、社内マニュアル管理にも有用です。
視聴率や平均再生時間がわかるので、マニュアル動画がそのくらい浸透しているかを把握しやすいでしょう。
また、動画のどこで離脱が多いかもわかるので、マニュアル動画の改善にもつながります。
特徴
- パスワードや限定公開によるセキュアな配信ができる
- 視聴数や視聴時間を計測できる便利な効果測定のツールで浸透状況を可視化
- 無料トライアル期間があり気軽に試しやすい
Dojo
Dojoは、株式会社テンダが提供しているマニュアル管理ツールです。
特徴
- ブラウザ上の管理画面から直感的な操作がしやすい
- 「ふせん機能」で操作上の注意点やポイントなどを特定のメンバーに情報共有できる
- ナビゲーションの再生回数が確認でき、運用の改善がしやすい
Teachme Biz
引用：株式会社スタディスト
Teachme Bizは、株式会社スタディストが販売する管理システムです。
特徴
- PDF出力やQRコードでの共有、タスクとして配信ができる
- マニュアルの活用度を測定・分析し、浸透状況やニーズの把握がしやすい
- 研修の受講状況や学習の進捗状況を一目で把握できる
COCOMITE
引用：COCOMITEは、コニカミノルタジャパン株式会社が提供するオンラインマニュアルサービスです。
特徴
- フォルダごとに複数のユーザーアクセス権限を設定でき、管理しやすい
- フォルダやファイルの共有リンク機能でスピーディーに情報共有できる
- 月々のユーザー数に応じて料金設定できるサブスクリプション設定
まとめ：社内マニュアルを適切に管理して業務の円滑化を目指そう
社内マニュアルは作成して終了ではなく、適切に管理することで効果があります。
社内マニュアルを適切に管理すれば、業務の均一化や生産性を高めることが可能です。
最新の情報を随時更新・共有するためには、クラウド型のマニュアル管理ツールを活用してください。
自社に最適なツールを活用して、社内業務の円滑化を目指しましょう。
さまざまな場面で活用できる便利な社内管理ツールをお探しなら、「DOOONUT」がおすすめです。
株式会社サムシングファンが提供する「DOOONUT」は、動画マーケティング支援ツールとして多くの企業から支持されています。
直感的な操作ができるため、難しい知識は必要ありません。
ヒートマップ機能や分析レポート機能などマニュアルの活用状況を一目で可視化でき、改善までを迅速にサポートします。
無料トライアル期間を設けているので、まずは下記バナーをご確認ください。
