日本の労働人口は減少しているため、企業は優秀な人材を確保することが難しくなっています。
このような状況の中で、企業が自社で人材育成をしていくことの重要度はますます増しています。
しかし「人材育成計画書の作成の指示をされたが、何から始めればいいかわからない…」とお困りの育成担当者はいませんか。
本記事では、人材育成計画書の作成手順や必要なスキル、注意点などを紹介していきます。
自社のビジネスを支える優秀な人材を育成するためには、周到なプランがかかせません。
人材育成に力を入れたい育成担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
人材育成計画とは？
人材育成計画とは、社員を育成する目的などを中長期的に画策することです。
会社が望む人材を定義した後、「いつまでに・誰が・何を・どのように」など望む人材に至るまでに必要な育成プランを練り上げて、1つのプロジェクトとして形作ります。
中長期的な視点で企図することで、属人化しない一貫性のある人材育成を行うことが可能です。
なぜ、人材育成計画書が必要なのか？
人材育成計画書が必要な理由は、人材育成計画書が緻密に練られていると、育成担当者と育成される社員とのイメージが共有しやすく、円滑にプロジェクトに取り組めるからです。
もし計画書がなければ、育成方法が統一されなかったり、進捗状況を社内で把握ができなかったりします。
自社の経営戦略に見合った人材育成計画書をきちんと作成することで、人材育成の負担を減らし、効率的に進めることが可能です。
また、人材育成計画書を作成すれば、育成担当者が抱えがちな指導に関する悩みも解消されやすくなります。
計画書は、育成担当者と育成される社員の両方にメリットがあるのが特徴です。
人材育成計画書を作成する4つのメリット
人材育成計画書を作成する4つのメリットを詳しく解説します。
PDCAを実践できる
人材育成計画書を作成するメリットの1つ目は、PDCAサイクルを実践できることです。
PDCAとは、業務の効率化を測る管理手法で下記の意味を指します。
人材育成を進める際に、PDCAサイクルを実践すれば、質の高い継続的な取り組みが可能です。
人材育成計画書を作成して、計画（Plan）ができ、その計画に基づいて実行（Do）していきます。
実行後は計画の進捗状況を確認し、定期的に評価（Check）。
そして、計画の課題を洗い出して改善（Action）することを人材育成計画書の中に書き入れていくことで、自然とPDCAサイクルが回ります。
効率的な人材育成につながる
効率的な人材育成につながることも、人材育成計画書を作成するメリットといえます。
人材育成計画書を作成しないと、「どこまで育成プロジェクトが進んでいるのか」、「課題や改善すべき点は何か」などプロジェクト全体の把握が難しいです。
毎回、育成担当者に進捗状況や内容を聞き取る作業は、手間を要します。
しかし、人材育成計画書に進捗状況を確認・記録する仕組みを組み込めば、プロジェクト全体と進捗状況を誰もが把握することが可能です。
会社が望む人物像やプロジェクトの進捗・課題が明確になることで、育成する側の業務負担が大きく軽減され、効率的な人材育成につなげられます。
円滑な引継ぎができる
人材育成計画書を作成するメリットのひとつに、育成担当者の変更が起きても円滑に引継ぎが可能な点があります。
人材育成の担当者が変わる際に計画書が作成されていない状態だと、口答やメモでの引継ぎのみで共有が不十分に済まされるかもしれません。
前任の育成担当者の主観的な考え方や思いに左右される場合もあります。
しかし、人材育成計画書があると、「何を・誰に・いつまでに・どのような方法」で教育すれば良いかや進捗確認が客観的に把握可能です。
引継ぎ内容が一目瞭然で属人化していないため、時間や手間をとらずにスムーズに引継ぎができます。
従業員のモチベーションがあがる
従業員のモチベーションがあがることも、人材育成計画書を作成するメリットです。
人材育成計画書がなければ、自社が掲げる理想の人材になるためのステップが不明瞭で、どのように努力すればよいかがわかりません。
人材育成計画書には、従業員が目指すべき人材像が明確に記載されているため、従業員が習得すべき知識やスキルが明らかです。
自分がすべきステップやゴールが設定しやすいため、従業員のモチベーションアップにつながります。
育成される側が、「何のためにこのスキルが必要なのか」「なぜこの教育を実施するのか」などを理解できれば、教育効果の向上が期待できます。
人材育成計画書を作成する際に必要なスキル
人材育成計画書を作成する際に、育成担当者に備えてほしい3つのスキルを順に解説します。
現状把握スキル
人材育成計画書を作成する際に必要なスキルの1つ目は、現状把握スキルです。
計画書を作成する前に、現場の現状を正しく把握する必要があります。
以下のような項目を正確に把握しましょう。
- 経営戦略を実現するために、どのような人物像が求められているのか
- 今の人材に補いたいスキル・能力は何か
- 現場で解決すべき課題は何か
人材育成の基礎を作るために、現状把握スキルは非常に重要です。
コミュニケーションスキル
人材育成計画書を作成するには、コミュニケーションスキルも欠かせません。
現状の課題をヒアリングしたり、経営陣の求める人物像を聞きだしたりとやり取りをする機会が多いからです。
社内連携を担うスキルは、ヒアリング以外にも実際に計画を進めていく際にも役立ちます。
計画策定スキル
計画策定スキルも、人材計画書を作成するには重要です。
現状の課題や結果に対して、目標を達成するために必要なプロセスを逆算思考で計画・実行していきます。
現状と理想のギャップを埋め、計画書を洗練させるためにも欠かせません。
人材育成計画書の作成手順
人材育成計画書を作成する手順を紹介します。
作成して終わりではなく、計画書を用いて実施とフィードバックを繰り返すことも重要です。
手順①現状を把握する
最初にやるべき手順1つ目は、現状を把握することです。
現在の人材状況と期待する人材育成像を比較することで、今後の方針や見通しが立てやすくなります。
現状把握のためには、経営層から管理職、現場の若手社員までありとあらゆる立場の社員からヒアリングをすることが重要です。
社内で置かれている立場により、抱いている課題は大きく異なります。
課題を共有してすり合わせを繰り返すことで、社内全体が一丸となって人材育成に取り組むことが可能です。
手順②人材計画の目標を設定する
手順の2つ目は、人材育成計画の目標を設定することです。
社員の現状把握をして、期待する人材像をそのまま目標として設定するのは避けましょう。
あまりに現実とかけ離れた達成不可能な目標だと、社員のモチベーションが下がる可能性があるからです。
期待する人材像と現状を照らし合わせながら、達成に手が届きそうな現実的な目標を設定してください。
手順③必要なスキルを考える
理想の人材像が定義できたら、必要なスキルや能力を考えることも重要なステップといえます。
マネージャー候補の育成と新規プロジェクトを立ち上げられる人材の育成に必要なスキルは同じではありません。
企業が目指していく方向性に沿って、育成される人材に必要なスキルや能力を具体的に設定しましょう。
手順④スキルを取得する方法を検討する
必要なスキルが洗い出せたら、スキルを習得する方法を検討しましょう。
社員一人ひとりが、目的達成までに足りないスキルをどのように身につければ良いかを考えるのが大切です。
育成方法のよくある例は以下を参考にしてください。
- 対面の集合研修：講師が一定数の社員に対面で講習を行う方法
- eラーニング：社員がオンラインで好きな時間に学習できる方法
- OJT：現場で実績を積み重ねながら、スキルを習得する方法
近年は、オンラインか集合研修とeラーニングを組み合わせた「ブレンディッドラーニング」が主流になりつつあります。
手順⑤計画書を作成する
現状の課題と必要な人材像、スキルが明確に設定できたら、計画書を作成しましょう。
最初は長期的な計画を立て、そこから実行可能なレベルまで分解し、中期・短期の計画に組み込むことがポイントです。
手順⑥実施とフィードバックを繰り返す
計画書が作成できたら、育成の実施とフィードバックを繰り返していきましょう。
計画書通りに進まないことが起きたら、原因を調べたり、現状と目標までのギャップを確認したりと定期的に計画を見直す必要があります。
計画はあくまでも計画として捉え、計画書を修正していきましょう。
人材育成計画書のテンプレートを利用するのもあり
人材育成計画書の作成計画が浅い、計画書のイメージが湧かない場合は、無料でダウンロードできるテンプレートを利用してみましょう。
計画書を作成する時間や手間が大幅に省け、本来の業務に集中できます。
【社員の階層別】人材育成計画の立て方
人材育成計画書は、新入社員や若手の育成だけではなく、中堅社員や管理職にも有効です。
それぞれのレベルに合わせた育成計画の立て方を紹介します。
新入社員向け
新入社員の育成には、社会人の基礎を身につけることを目標にしてみましょう。
経営理念や事業内容、ビジネスマナー、情報リテラシー、コミュニケーション力など社会人としての基礎を設定してください。
特にコミュニケーション力を鍛えることで、新入社員の早期退職を防止する効果につながります。
内定者向けの入社前研修や入社後のフォローアップ研修、OJTなどを実施してきましょう。
中堅社員向け
社会人として数年が経過した中堅社員には、将来を担う人物像を育成する計画を立てましょう。
組織の一員として自覚ある行動ができているかどうかを確かめながら、全体を統括するマネジメント能力や、さらに専門性を高めるスキル習得を促すのがおすすめです。
ワークバランスや今後のキャリアに悩みを抱える社員向けに、メンター制度を導入するなどメンタルヘルスにも考慮してみてください。
管理職向け
管理職は部下の育成だけでなく、組織や会社全体を統括する能力が求められます。
経営層と同じ視点で人材や組織運営をしなければならないため、リーダーシップやマネジメント能力、リスク管理能力などを育成の目標にしましょう。
内部だけでは学習できる範囲に制限があるため、外部のビジネススクールを活用して視座を高めるのも1つの手です。
人材育成計画書を作成する際に注意すべき点
人材育成計画書の作成にあたり、注意すべき3つのポイントが紹介します。
組織の理念やビジョンが反映されているか
人材育成計画を作成する際に注意すべきことの1つ目は、組織の理念やビジョンが反映されているかどうかです。
組織の理念やビジョンが反映されていなければ、自社が期待する人材を育成することはできません。
理念やビジョンにブレがないように、しっかり事前に確認しましょう。
目指す人物像が具体化されているか
目指す人物像が具体化されているかどうかも、計画を立てる際にきちんと確認しましょう。
- パソコンが使える→プレゼンテーション資料などが作成できる
- 英語ができる→TOEIC○○点以上
上記のように、人物像が具体的であるほど実現しやすくなります。
計画が現在の人材に適しているか
計画書を作成する際には、計画が現状の人材に適しているかどうかも見極めてください。
あまりに現実離れした目標だと、社員のモチベーション低下につながる恐れがあります。
社員の強みと弱みを詳細に把握して、適度に負荷をかけた目標を設定しましょう。
まとめ：人材育成計画書を活用して、優秀な人材を育てよう
人手不足が深刻化している現代で、人材確保のために人材育成計画書の作成は欠かせません。
しかし、人材育成計画書を一度作成したら、完了ではありません。
必ず実際に運用・フィードバック・課題の洗い出し・改善と常にブラッシュアップしていく努力が必要です。
優秀な人材を育成できるように、育成計画に粘り強く取り組んでいきましょう。
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