知識や経験といったノウハウの共有を円滑に進めるために欠かせないナレッジマネジメントツール。
企業がナレッジマネジメントを導入する場合、必須といっても過言ではありません。
しかし、
- ナレッジマネジメントツールを使うメリットは？
- おすすめのナレッジマネジメントツールは？
- 選び方のポイントは？
といった疑問を抱えている方も多いでしょう。
そこで今回は、おすすめのナレッジマネジメントツールを10個紹介します。
また、ツールを使うメリットや選び方のポイントも解説します。
情報共有や人材育成のためにナレッジマネジメントの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
ナレッジマネジメントとは
専門的な言葉で表現すると「暗黙知を形式知に変換すること」です。
- 暗黙知：個人の経験によって蓄積されたノウハウ。文字や動画で表現されていないため、共有しにくい。
- 形式知：言葉や動画などによって蓄積されたノウハウ。共有しやすい。
かつての日本企業では、ベテラン社員が積み上げてきた暗黙知は、自然と次の世代へ受け継がれていました。
しかし、終身雇用制度の事実上の崩壊や働き方の多様化によって、かつてのような暗黙知の継承が困難に。
そのため、ナレッジマネジメントが注目を集めています。
ナレッジマネジメントが上手く回り始めると、イノベーションの創出や企業価値の向上につながり、持続的な組織作りを実現できます。
関連記事：ナレッジマネジメントとは？意味やメリット、おすすめのやり方を紹介
ナレッジマネジメントツールのメリット
- ナレッジの収集・共有をスムーズにできる
- 業務を効率化できる
- 属人化を防げる
- 社内のコミュニケーションを活発化できる
- 顧客対応品質の向上を図れる
それぞれについて詳しく解説します。
ナレッジの収集・共有をスムーズにできる
多くのナレッジマネジメントツールは、以下の機能を備えています。
- 質問・回答し合えるFAQ機能
- 情報を集めるためのプラットフォーム
- 情報検索機能
そのため、気軽に情報を共有し、知りたいときに素早く探すことができます。
中には匿名で質問できる機能があるなど、誰もが安心して使えるツールもあります。
業務を効率化できる
ナレッジマネジメントツールは企業が培ってきたノウハウを蓄積できるうえに、情報検索機能が備わっています。
中には、曖昧なキーワードで検索できる「曖昧検索」という機能を搭載したツールもあります。
そのため、必要な情報を素早く探し出すことが可能。
優秀な従業員のノウハウを蓄積しておけば、他の社員のスキルアップも期待できるでしょう。
以上の理由から、ナレッジマネジメントツールは業務の効率化にも貢献します。
属人化を防げる
属人化とは、特定の社員しか担当している業務の内容や進め方を知らない状態のことです。
担当者が不在になると業務が停滞する、退職に伴うリスク（ノウハウの損失など）が大きいといったデメリットがあります。
しかし、ナレッジマネジメントツールで誰でも業務内容がわかるよう情報共有しておけば、属人化を防げます。
社内のコミュニケーションを活発化できる
会社の規模が大きくなるほど、部門間の連携は難しくなります。
しかし、ナレッジマネジメントツールを使えば、部門を越えた情報共有が可能です。
例えば、営業部門の従業員が利用者の声をナレッジとして蓄積することで、開発部門の従業員がその声を確認でき、商品開発や既存商品の改善に活かすことができます。
顧客対応品質の向上を図れる
ナレッジマネジメントツールを使うと、顧客対応品質の向上を狙えます。
その理由は、顧客からの問い合わせの際、情報を素早く検索して対応できるからです。
中には、過去最も適切だった対応をすぐに検索できるナレッジマネジメントツールもあります。
コールセンターやカスタマーサポートの現場で重宝します。
ナレッジマネジメントツールの種類
- 蓄積・共有型
- 業務改善型
- 社員教育型
- ヘルプデスク型
それぞれについて詳しく解説します。
蓄積・共有型
蓄積・共有型は、ナレッジの蓄積や共有に特化したナレッジマネジメントツールです。
部門間でのナレッジ共有や、資料作成の際に適した情報を自動表示する機能があります。
ナレッジを蓄積して、経営戦略に役立てたい場合におすすめです。
業務改善型
業務改善型は、業務の効率化を図れるナレッジマネジメントツールです。
全文検索や同義語検索など、検索機能に優れていることが特徴です。
曖昧なキーワードで検索しても目的の情報にたどり着ける「曖昧検索」という機能を備えているツールもあります。
社員教育型
社員教育型は、優秀な社員のノウハウを形式知に変換し、活用できるようにするナレッジマネジメントツールです。
主にFAQや社内Wikiを作成できます。
上手くいけば、短期間で戦力になる社員が現れることも期待できます。
また、業務マニュアルとしても活用できるので、新入社員教育や引き継ぎの際にも有用です。
ヘルプデスク型
ヘルプデスク型は、問い合わせ対応の効率化を図れるナレッジマネジメントツールです。
AIチャットボットや、オペレーターがFAQを検索しやすい機能を備えています。
一定レベル以上の顧客対応は責任者に相談し、それ以外はツールで解決するといったルールを設ければ、顧客満足度の向上も図れます。
おすすめのナレッジマネジメントツール10選
自社に合いそうなツールはないか、探してみてくださいね。
kintone
kintoneは、グループウェアを開発・販売しているサイボーズ社が提供しているナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- 紙の書類、メール、データファイルなどのクラウド管理が可能
- コミュニケーションツールによって意見交換が容易
- 操作性が高く、欲しいときに欲しいデータが手に入る
情報の見える化とコミュニケーションの円滑化を図りたい場合におすすめです。
| 種類 | 業務改善型、社員教育型 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| リンク | ホームページ |
NotePM
NotePMは、7,000社以上で導入されているナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- Web上で簡単に文書作成ができる高機能エディタと豊富なテンプレートを備える
- 使いやすさの顧客満足度でNo.1を獲得しているほど操作性が良い
- 言語切り替えやタイムゾーン設定ができるので、多国籍企業でも利用できる
使いやすさと実績を重視する場合におすすめです。
| 種類 | 業務改善型、社員教育型 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| リンク | ホームページ |
Qast
Qastは、Q&Aとメモを蓄積して情報共有を行うナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- 匿名機能があるため気軽に質問しやすい
- 同義語検索や曖昧検索によって知りたい情報に素早くアクセスできる
- シンプルな設計で直感的に操作しやすい
サポート体制も整っているので、はじめての企業でも安心して利用できるツールです。
| 種類 | 蓄積・共有型、業務改善型 |
| 無料トライアル | 無料デモあり |
| リンク | ホームページ |
DocBase
DocBaseは、部署内、あるいは個人が持つ情報を一元的に管理できるナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- 複数人同時編集やテンプレート、タグ付けによる分類など、ドキュメント作成・文書管理機能が充実している
- コメントやメンション、グッジョブボタンなど、コミュニケーションを円滑化する工夫がある
- 国際基準を満たす強固なセキュリティを有する
さまざまな側面からセキュリティ対策が行われているので、安心して利用できます。
| 種類 | 蓄積・共有型 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| リンク | ホームページ |
ナレッジリング
ナレッジリングは、コスパの高さが魅力のナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- ファイルの中身まで対象とした横断的な検索ができる
- 操作性が高く、普段からPCを使っている人なら難なく使える
- 業界最安クラスで、1アカウントあたり120円で導入できる
コストパフォーマンスを重視する場合におすすめです。
| 種類 | 業務改善型 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| リンク | ホームページ |
Tayori
Tayoriは、プレスリリース配信サービスなどの広報支援サービスを提供している株式会社PRTIMESが提供しているナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- テンプレートを使って簡単にFAQを作成できる
- FAQは外部だけでなく、社内の業務マニュアルや取引先との情報共有にも活用できる
- 自社サイトにチャットサポートを導入できる
アンケートやフォームの作成もできるので、マーケティングにも活用できます。
| 種類 | ヘルプデスク型 |
| 無料トライアル | 14日間 |
| リンク | ホームページ |
QuickSolution
QuickSolutionは、住友電工情報システム株式会社が提供しているナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- 50TBや100TBといった莫大な情報の中からでも超高速検索ができる
- AIが自動的にキーワードを表示してくれるため、クリックだけで検索できる
- 検索画面がシンプルでわかりやすい
情報検索に長けたツールを探している企業におすすめです。
| 種類 | 業務改善型 |
| 無料トライアル | 体験デモあり |
| リンク | ホームページ |
OfficeBot
OfficeBotは、バックオフィス業務に特化したナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- FAQを登録すると、AIが想定される回答をさまざまな言い回しで作成してくれる
- 登録したドキュメントからでもAIが最適解を見つけて自動応答してくれる
- わからないことはbotが自動で社員に聞き取りを行い、回答を作成する
問い合わせ業務の効率化を図りたい企業におすすめです。
| 種類 | ヘルプデスク型 |
| 無料トライアル | 1ヶ月 |
| リンク | ホームページ |
Freshdesk
Freshdeskは、世界中の50,000社以上が利用しているナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- 単純作業の自動化や社内外との連携サポートなど、さまざまな業務改善機能を備えている
- 問い合わせの電話があれば、電話内容の課題解決に適した専門スタッフに素早く取り次ぐ機能がある
- 顧客満足度を分析し、サービスの質について自動で判断する機能がある
問い合わせ対応の品質向上を図りたい企業におすすめです。
| 種類 | 業務改善型、ヘルプデスク型 |
| 無料トライアル | 21日間 |
| リンク | ホームページ |
Domo
Domoは、クラウド型のナレッジマネジメントツールです。
特徴は以下の通りです。
- あらゆるデータを一元的に分析し、レポートを作成してくれる
- 高度なセキュリティを誇る
- 操作画面がシンプルで直感的な操作がしやすい
今後の経営戦略を考えたい企業におすすめです。
| 種類 | 蓄積・共有型 |
| 無料トライアル | 30日間 |
| リンク | ホームページ |
ナレッジマネジメントツールの選び方
- 自社の目的に合っているか
- 誰でも簡単に操作できるか
- 複数のデバイスに対応しているか
- 小規模に始められるか
- セキュリティ対策は万全か
それぞれについて詳しく解説します。
自社の目的に合っているか
ナレッジマネジメントツールによって得意分野は異なります。
自社の目的に合った機能を備えたツールでなければ、導入しても効果は薄いです。
そのため、まずは導入目的を明確にし、必要な機能を搭載しているツールを選べる状態を作りましょう。
誰でも簡単に操作できるか
ナレッジマネジメントツールは、社内の全員が使います。
そのため、誰にでも使いやすいものでないといけません。
ITツールに慣れていない人でも情報の検索や登録が簡単に行えるか、確認しておきましょう。
複数のデバイスに対応しているか
現代のビジネスでは、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスを使います。
また、会社にいるときだけでなく、外出中に情報を確認することもあります。
そのため、複数のデバイスに対応しているかも選び方のポイントです。
どこにいても情報にアクセスでき、ノウハウを共有できる環境を構築できるようにしましょう。
小規模に始められるか
ナレッジマネジメントツールを導入したばかりの時期は、蓄積された情報が少ないため、あまり効果を発揮できません。
そのため、最初は一部の部署やメンバーだけでテスト運用するのがおすすめです。
利用規模や機能を拡張できるか確認しておきましょう。
無料トライアルがあれば積極的に試してみるのがおすすめです。
セキュリティ対策は万全か
クラウド型のナレッジマネジメントツールを利用する際は、セキュリティ対策にも注目してください。
顧客情報などを蓄積していくので、情報漏洩のリスクは回避しなければなりません。
データセンサーの信頼性やサーバーの監視体制などを確認しておきましょう。
ナレッジマネジメントに動画制作のBPOを利用するのもおすすめ
BPO（Business Process Outsourcing）とは、アウトソーシングの一種。
業務の企画から実行までを外部委託するため、委託先の自由度が高いのが特徴です。
動画は文章や写真に比べ、多くの情報を伝えられるのがメリットです。
ナレッジマネジメントでも大きな効果を発揮するので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
関連記事：BPOのメリットとデメリットとは？選定する際のポイントも解説
まとめ：ナレッジマネジメントツールを使って情報共有しよう
最後に、ナレッジマネジメントツールのメリットをまとめておきますね。
- ナレッジの収集・共有をスムーズにできる
- 業務を効率化できる
- 属人化を防げる
- 社内のコミュニケーションを活発化できる
- 顧客対応品質の向上を図れる
ナレッジマネジメントに取り組むには、ツールを活用するのが効果的です。
ぜひナレッジマネジメントツールを使って、円滑な情報共有体制を構築してくださいね。
なお、ナレッジマネジメントには動画を活用するのもおすすめです。
弊社サムシングファンでは、動画活用のBPOサービス「DOOONUT」を提供しています。
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