近年アウトソーシングの手法の一つとして欧米を中心に人気を集めるBPO。
自社でもBPOを導入してみたいけど、
「具体的にどのようなメリットがあるのか」
「どんな業種でもおすすめなのか」
など詳細がよくわからず一歩が踏み出せないでいる企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回はこのBPOと通常のアウトソーシングの違いやメリット、および活用事例などをご紹介します。
目次
BPOとは
BPOの特徴
アウトソーシングの中でも、外部委託先の自由度が高いことが特徴です。外部業者が行う業務のプロセスの設計や企画など、コンサルティングの段階から委託が可能であるため、近年は高い人気を博しています。
アウトソーシングとは
アウトソーシングの特徴
人的リソースを有効に活用したり、自社にノウハウのない業務を円滑に進めたい場合に用いられます。クオリティの向上、また人手不足問題の解消も見込めます。
BPOとアウトソーシングの違い
通常のアウトソーシングでは、単純作業などの自社業務の一部を切り出して、外部の企業に委託します。
委託内容の中に業務効率化などのプロセスは含まれていません。また、繁忙期などに自社で抱えきれない案件など、一時的な委託も多いです。
対してBPOは、業務の実行だけではなく企画や設計・施策の実行および分析など、ビジネスプロセスごと一括して外部委託します。外部の業者に自社部門ごと置いてもらうイメージです。
自社部門のように外部業者が機能するので、業務の実行はもちろん、人員配置や細かいトラブルの対応、業務課題の分析、改善案の提案、効率化など多岐に渡る業務プロセスを外部委託企業に任せられます。
つまり委託した業務に関する全てのプロセスを外部委託企業が行うのがBPOです。
そのため通常のアウトソーシングと比較して対象となる業務範囲が広いのが特徴です。企業によっては、人事部など部門単位で対応していた業務の全てを委託するケースもあります。
BPOのメリット
BPOのメリットは3つあります。
- コスト削減や人材不足の解消
- 業務の効率化や品質の向上
- 今後の自社での業務の参考になる
それぞれ詳しく解説していきます。
コスト削減や人材不足の解消
BPOによって業務にかかるコストを削減できます。企業活動には「人・物・金」などコストがつきものです。専門家ではない社員による経理や事務をはじめとした知識や技術がある程度必要な業務活動は、社員や会社にとって大きな負担です。
BPOを活用すれば、業務設計から実行までを専門家に委託できるので、金銭的コストだけでなく、人材不足も解消できます。
業務の効率化や品質の向上
BPOの委託先となる企業は、もちろん委託する業務の専門家です。経理部門であればさまざまな企業の経理を担当し、高度な専門知識や経験を持っています。そのため今まで自社で行っていた業務活動の中での無駄を省き、品質の向上が期待できます。
今後の自社での業務の参考になる
専門知識を持つ外部の委託企業のスキルを活用することで、自社の業務のどこに課題点があるのか、どう直していくべきかを専門的かつ客観的な目線で知ることができます。この経験は今後の自社のノウハウの大きな参考にできます。
BPOのデメリット
もちろんメリットだけでなくデメリットもあります。
- 情報漏洩のリスク
- 業務ノウハウが蓄積されず、再び内製化するのが難しい
- 適切なコスト配分が難しい
- 業務の進捗が確認しづらい
こちらもそれぞれ詳しく見ていきましょう。
情報漏洩のリスク
自社の業務を外部の企業に委託するには、外部企業に自社の社員情報や顧客情報などの機密情報を渡さなければいけません。そのため情報の漏洩などのセキュリティのリスクは否めません。
信用できる企業か見極めるには、大手企業を含めてどれだけ多くの企業のBPO実績があるかで判断できるでしょう。
業務ノウハウが蓄積されず、再び内製化するのが難しい
社外に業務を一括して任せるので、手間やコストを省ける反面、丸投げをしてしまうと社内に業務ノウハウが蓄積されない恐れがあります。
そのため、BPOを継続せずに再び自社に業務を戻す場合、ゼロから再び社内のノウハウを構築しなければなりません。
BPOで委託する場合でも要所ごとに自社の担当者が関わり、積極的に委託先の企業と依頼業務に対するコミュニケーションをとることが重要です。積極的に関わることで、今後の自社での業務の参考にできるというメリットに転じることもできます。
適切なコスト配分が難しい
BPOに限らず、アウトソーシング全体でよくある問題として、結果的にコストが増加してしまう場合があります。これは自社内にノウハウのない業務を外部に委託する場合に適切な納期やコストなどを発注側が正確に判断できないため起こります。
そのため、BPOに限らずアウトソーシングを活用する時は委託する業務について社内でもある程度金額の相場やかかるコストを認識することが必要です。
業務の進捗が確認しづらい
アウトソーシング共通の問題として、これまで社内で業務を行っていた時と比べて、業務の進捗が確認しづらくなることがあります。
業務を委託する企業に進捗共有を毎日してもらったり、スプレットシートで進捗を共有して見える化するなど、あらかじめ委託先とルールを決めておくのがおすすめです。
BPOの運営体系
オンサイト型
オンサイト型とは、発注会社のオフィスに委託を受けた会社が常駐して業務の運営を行う運営体系です。
発注会社と受託会社が同じオフィスにいるので発注会社が受託会社の運営状況を把握しやすく、綿密な業務連携や柔軟な対応がしやすいのが特徴です。
また、専門知識を持つ受託会社の技術を身近に見ることができるので、発注者側の今後のスキル向上に活かせる可能性が高くなり、将来BPOを継続せずに再び自社に業務を戻す場合の参考にすることもできます。
ただし、受託会社が発注会社のオフィス内に常駐して業務を行うため作業スペースやインフラの整備が必要ですので、業務に必要な機器が発注者にない場合は初期投資の負担が大きいです。
オフサイト型
オフサイト型は受託会社が発注会社のオフィスに常駐しないで委託業務を行う運営体系です。
受託企業向けのインフラの整備は必要ないので、オンサイト型よりも人件費やインフラ設備費などのコストを抑えることができます。
しかし、発注企業と同じオフィスに出勤せず、双方の人員の交流もオンサイト型より少なくなる傾向があるので、情報が共有されにくく、発注企業へのスキルの蓄積も難しい傾向にあります。
海外に業務を委託することを「オフショア」、国内の地方に業務を委託することを「ニアショア」と呼びます。
BPOを活用すべき業務
直接業務（コア業務）
直接業務（コア業務）には、営業や戦略立案、および企画などの部門があります。会社が利益を生み出し、新たな価値を見出して存続していくための部門です。
これらの業務は専門的で業務の難易度が高い場合が多く、高度な判断能力も必要です。また、会社独自の業務方法やノウハウがあるので業務の定型化が難しくて再現性が低いのが特徴です。
そのため、直接業務はBPOをはじめとしたアウトソーシングが不向きな業務とも言えます。
直接業務ができる社員は会社にとって価値が高く、経験や能力がある社員が業務に集中でき、より多くの社員が活躍できる環境づくりが企業の存続のためにも必要不可欠です。
間接業務（ノンコア業務）
一方で間接業務（ノンコア業務）には、事務処理業務やコールセンター業務、受付などの部門があります。一部定型化できる営業も入る場合があります。
直接会社の利益になる業務ではありませんが、特に会計や事務は会社運営には必要不可欠で削ることが難しい業務でもあります。
そのため、本来直接業務に集中するべき社員が間接業務に追われている場合も多く、会社にとっても大きな損害になっていることもあります。
間接業務の効率化や改善は直接業務の集中に繋がり、企業の利益や成果が期待できます。このような背景から間接業務はBPOに向いている業務と言えます。
BPOが活用される業務の事例
各種事務や自治体向けの手続き
受発注業務や経費精算、総務事務など事務処理、翻訳などの業務はBPOが活用される代表的なものです。
速く正確な処理が求められる業務なので、BPOを活用することで効率化が期待できます。最近はBPO対象業務が拡大し、官庁や自治体の手続きのサービスも増えてきています。
コールセンター業務や受付、および採用や健康管理など
お客様対応を行うコールセンター業務やヘルプデスク業務も、人員が必要かつある程度マニュアル化が可能なのでBPOが活用されます。
また、来訪者対応や電話対応、会議室の予約管理や湯茶提供などの受付業務もBPOが活用される業務です。
採用計画や求人応募者管理などの採用代行のサービスもあります。
さらに問い合わせ対応を含めた健康診断の実施のほか、ルート営業や新規開拓営業もBPOやアウトソーシングが活用される場合があります。
動画制作
近年のスマホの普及やWeb回線のスピード向上、およびSNSの普及により動画広告に注目が集まっています。そのため、自社ブランディングや商品の販促に動画広告が使用されることが増えてきました。
スマホの高性能化などで動画の撮影自体のハードルは下がっているものの、クオリティの高い撮影は専門知識が必要です。
また、撮影のデータが大量になると編集作業に多くの時間と労力がかかってしまいます。
そのため、動画編集を専門の会社にBPOする会社が増えています。
BPOとアウトソーシングの違いを理解して、適切に依頼をしよう！
BPOは業種や業務内容によっておすすめできるか異なりますので、自社で委託したい業務がBPOに適しているのか、それともアウトソーシングの方が良いのかをしっかりと見極めたうえで依頼をしましょう。
動画制作のBPOなら、制作実績多数のサムシングファンがおすすめです。
動画関連のBPOサービスを提供しており、「DOOONUT」というツールでは動画制作に限らず、データ管理なども一括でアウトソーシングできます。
動画活用におけるコストを減らし、売り上げを伸ばしたい方はぜひ一度お問い合わせください。
